Privacyreglement Regionaal Archief Rivierenland

In dit reglement laat het Regionaal Archief Rivierenland zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda.

Archiefdiensten hebben zoals alle overheidsorganisaties de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op de terreinen waar ze actief zijn. Archiefdiensten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor alle taken waarvoor zij actief zijn. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van archiefdiensten.

Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

Wetgeving en definities

Het privacyreglement is gebaseerd op de op 25 mei 2018 in werking getreden Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op de daarbij behorende uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de oude Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy-rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

• Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

• Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

• Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Hiermee worden de effecten en risico's van de nieuwe 0f bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens bij het RAR.

Verantwoordelijke

De bestuursorganen van het RAR zijn de verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens het RAR worden uitgevoerd. In hun naam oefent de directeur/streekarchivaris deze verantwoordelijkheid uit. Daarnaast zijn alle medewerkers (inclusief inhuur, vrijwilligers en externen) verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van betrokkenen.

Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling 0f elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. De AVG noemt als verwerking onder meer:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen

• Bewaren, bijwerken en wijzigen

• Opvragen, raadplegen, gebruiken

• Verstrekken door middel van doorzending

• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

* De Verordening maakt een uitzondering voor de verdere verwerking van persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Deze verdere verwerkingen worden niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd (doorbreking van de "doelbinding").*

Rechtmatige grondslag (Artikel 6. A VG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was

• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

• Voor de goede vervulling van de taken

• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit, hetgeen betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt (subsidiair is in de plaats tredend van; als dit niet kan dan moet het zo en zo).

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit, hetgeen betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel (proportioneel is). Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. * Het RAR zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden (deze verplichting geldt niet voor persoonsgegevens in overgebrachte archiefbescheiden).

De wijze van verwerking is bij overgebrachte archiefbescheiden vooral relevant wanneer het de raadpleging en gebruik van het archiefmateriaal betreft. De Archiefwet 1995 bevat hierbij het wettelijk kader. Voorbeelden zijn het stellen van openbaarheidsbeperkingen bij de overbrenging en de verplichting voor de beheerder om archiefbescheiden met inachtneming van dergelijke beperkingen ter beschikking te stellen. In overgebrachte archiefbescheiden kunnen overigens onjuiste persoonsgegevens voorkomen: archiefbescheiden worden overgenomen zoals ze zijn gevormd, dus inclusief "foute" of onvolledige persoonsgegevens. In artikel 43 van de Uitvoeringswet AVG is een uitzondering opgenomen op dit recht op correctie voor overgebrachte archiefbescheiden. De persoonsgegevens worden niet gecorrigeerd, maar een betrokkene kan zijn eigen lezing laten toevoegen aan het dossier.

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door medewerkers met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt het RAR alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien 0f gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. *

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50. A VG)

Het RAR geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob kun je een verzoek om informatie indienen het RAR. Bij het verzoek bekijkt het RAR altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

* Voor raadpleging en gebruik van overgebrachte archiefbescheiden geldt de Wob niet, maar het regime van de Archiefwet 1995 (artikel 14 tot en met 17 Archiefwet 1995).*  

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt het RAR altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

* Voor hergebruik van overheidsinformatie in overgebrachte archiefbescheiden kent de Archiefwet 1995 eigen regels (artikel 2b Archiefwet 1995). *

Informatieplicht (Artikel 13,14. A VG)

Het RAR informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan het RAR geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop het RAR met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op een aanvraagformulier vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat het RAR persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

* De informatieplicht is niet van toepassing op persoonsgegevens die in overgebrachte archiefbescheiden voorkomen (artikel 14, vijfde lid, AVG; zie hoofdstuk 9). Dit betekent dat het RAR bij overbrenging niet alle betrokkenen in de archiefbescheiden hierover hoeft te informeren. *

Bewaartermijn

Het RAR bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet, tenzij toegestaan, zoals voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Wanneer er nog persoonsgegevens Opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

* Persoonsgegevens die voorkomen in overgebrachte archiefbescheiden kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard (artikel 5 AVG; zie hoofdstuk 8). *

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht Op informatie. Betrokkenen hebben het recht om aan het RAR te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• Inzagerecht. Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• Correctierecht. Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij het RAR om dit te corrigeren.

• Recht van verzet. Betrokkenen hebben het recht aan het RAR te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• Recht om vergeten te worden. In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• Recht op bezwaar. Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Het RAR zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

* De rechten van betrokkenen ten aanzien van persoonsgegevens in overgebrachte archiefbescheiden zijn beperkter. Zie hieronder in hoofdstuk 8 voor een nadere toelichting. *

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Het RAR heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de archiefdienst laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij het RAR, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan het RAR aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, A VG)

Het RAR maakt geen gebruik van profilering. NB. Profilering houdt in dat bij een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens aan de hand van die persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Big data en tracking

Het RAR maakt geen gebruik van Big data en tracking.

Inzet van camera's

* Het RAR gebruikt cameratoezicht bij de toegangen tot het gebouw, in de ontvangsthal, op de studiezaal voor de beveiliging van de unieke archiefstukken die ter inzage zijn en bij de toegang in de depots. Maar ook de privacy van medewerkers en bezoekers van het RAR zijn te beschermen belangen. Camera's kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera's alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera's. Het RAR maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:

• de camerabeelden worden verzameld ten behoeve van de beveiliging van het gebouw, goederen en collectie van het RAR en de veiligheid van de medewerkers;

• de beelden worden verwijderd uiterlijk vier weken nadat de opnamen zijn gemaakt, dan wel na afhandeling van de geconstateerde incidenten;

• de beelden zijn technisch en organisatorisch beveiligd.

Plichten van het RAR

Register van verwerkingen (Artikel 30, A VG)

Het RAR is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen van persoonsgegevens waarvan het RAR de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• De doelen van de verwerking;

• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

* Het RAR is op grond van artikel 11 AVG niet verplicht om in het register van verwerkingsactiviteiten ook de verschillende categorieën van persoonsgegevens uit overgebrachte archiefbescheiden op te nemen. In het kader van archivering in het algemeen belang is namelijk niet langer vereist dat het RAR de betrokkenen in overgebrachte archiefbescheiden identificeert of aanvullende gegevens ter identificatie bijhoudt, verkrijgt of verwerkt. *

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, A VG)

Bij het RAR is dit niet van toepassing.

NB: een dergelijke effectenbeoordeling is noodzakelijk in het geval van gegevensverwerking met nieuwe technologieën en een hoog risico voor de privacy. Een effectenbeoordeling is verplicht wanneer een van onderstaande bewerkingen plaatsvindt:

• geautomatiseerde gegevens over aspecten van natuurlijke personen waarop besluiten worden gebaseerd die rechtsgevolgen voor deze personen hebben,

• grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens of gegevens m.b.t. strafrechtelijke vervolging en

• stelselmatige grootschalige monitoring van openbare ruimten.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (EG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

Het RAR heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen op het gebied van privacy.

Datalekken (Artikel 33,34, A VG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben of deze niet mogen verwerken. Wanneer er een datalek met een waarschijnlijk risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen heeft plaatsgevonden, meldt het RAR dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt het RAR dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Privacy by design of privacy by default (artikel 25 Avg)

Privacy by design houdt in dat vanaf het ontwerpen van een nieuw of aangepast proces, product, dienst, of informatiesysteem wordt nagedacht over:

• het rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerken van persoonsgegevens;

• de maatregelen die hiervoor nodig zijn.

Privacy by default betekent dat de standaardinstellingen in systemen zijn ingesteld om maximale privacybescherming te borgen. De AVG noemt "gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen"

Bij het toepassen van Privacy by design en —default wordt advies aan de Functionaris voor de gegevensbescherming gevraagd.

Verwerkersovereenkomsten (artikel 28 Avg)

Er worden verwerkersovereenkomsten afgesloten met verwerkers. Een verwerkersovereenkomst is wettelijk verplicht als het verwerken van persoonsgegevens aan een andere partij wordt uitbesteed. Het Nationaal Archief sluit bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten wanneer overgebrachte archiefbescheiden worden gedigitaliseerd. Er worden bijvoorbeeld afspraken gemaakt over:

• de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt;

• hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan;

• welke beveiligingsmaatregelen moeten worden genomen;

• welke vormen van toezicht de eigenaar van de gegevens kan uitoefenen;

• de geheimhoudingsplicht;

• inschakelen van derden en onderaannemers;

• locatie van de data;

• aansprakelijkheid in geval van schade door het niet naleven van regelgeving.

Het RAR houdt een register van verwerkingsovereenkomsten bij.

* Archivering in het algemeen belang

De AVG kent een aantal specifieke uitzonderingen voor verwerkingen van persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang. Een aantal van deze uitzonderingen werkt rechtstreeks. Daarnaast bevat artikel 89, derde lid, van de Verordening een specifieke bepaling op grond waarvan bij lidstatelijk recht kan worden afgeweken van enkele voorschriften van de verordening.

Informatieplicht

De informatieplicht is niet van toepassing op persoonsgegevens die in overgebrachte archiefbescheiden voorkomen (artikel 14, vijfde lid, AVG). Gelet op de grote hoeveelheden archiefbescheiden die worden overgebracht naar het RAR, zou het informeren van alle betrokkenen een onmogelijke opgave worden. De informatieplicht geldt uiteraard wel voor het overheidsorgaan dat de persoonsgegevens in de archiefbescheiden heeft opgenomen.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens die voorkomen in overgebrachte archiefbescheiden kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard. Deze archiefstukken worden bewaard met als doel het behoud van (een deel van) het culturele erfgoed.

Rechten van betrokkenen (artikel 89 A VG en artikel 41 Uitvoeringswet AVG)

De rechten van betrokken met betrekking tot persoonsgegevens die in overgebrachte archiefbescheiden voorkomen, kunnen in het kader van archivering in het algemeen belang en op grond van artikel 89 Avg worden beperkt. Dit betekent het volgende:

• Recht op informatie: Het RAR voert geen onderzoek uit naar persoonsgegevens in archiefbescheiden. Het is aan de onderzoeker zelf om te achterhalen of en waar hij/zij in de archiefbescheiden voorkomt.

• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om archiefbescheiden te raadplegen, tenzij de verzoeken zo ongericht Zijn dat deze in redelijkheid niet kunnen worden ingewilligd.

• Correctierecht: om de authenticiteit van de overgebrachte archiefbescheiden te waarborgen is het niet mogelijk om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Wel kan het RAR op verzoek uw eigen lezing aan het dossier toevoegen.

• Recht van verzet: mochten overgebrachte archiefbescheiden onjuiste persoonsgegevens bevatten, dan is het niet mogelijk de verwerking hiervan door het RAR te blokkeren.

• Recht om vergeten te worden: dit recht is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Het RAR heeft namelijk als wettelijke taak de overgebrachte archiefbescheiden voor onbepaalde tijd te bewaren.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: aangezien de Archiefwet bepaalt naar welke archiefbewaarplaats archiefbescheiden overgebracht moeten worden, heeft een betrokkene niet het recht zijn persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. 

Recht op bezwaar: het RAR voert een taak van algemeen belang uit, waardoor het niet mogelijk is om bezwaar te maken tegen verwerkingen van persoonsgegevens in overgebrachte archiefbescheiden.

Indienen van een verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. *

Afsluiting

Als het RAR een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de archiefdienst worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van het RAR.

Dit privacyreglement treedt in werking na vaststelling door het dagelijks bestuur. Aanpassingen van worden aangekondigd via de website van het RAR, waarop dan ook steeds de meest actuele versie van het beleid is te vinden.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland op 18 oktober 2018.