Digitaliseren op verzoek

Een gratis service

Het RAR heeft een service waarbij je gratis archiefstukken kunt laten digitaliseren (Digitaliseren-op-Verzoek/Scanning-on-Demand). Sommige stukken digitaliseren we niet. Dat heeft te maken met bepaalde wetten of omdat het stuk voor ons te groot of in te slechte staat is om te digitaliseren. Wij behouden ons het recht voor je verzoek af te wijzen. Je kunt geen rechten aan deze service ontlenen. Openbare stukken zijn ter inzage op onze studiezaal.

Van welke archiefstukken kan ik scans bestellen?

Je kunt alleen opnamen bestellen van archiefstukken waar het S-o-D icoontje bij staat. Dit zijn de volgende soort archiefstukken:

Archiefstukken/dossiers in overheidsarchieven die ouder zijn dan 100 jaar
Bouwdossiers/bouwtekeningen en hinderwet/milieuvergunningen, ook jonger dan 100 jaar

Hoeveel verzoeken kan ik per week doen?

Je kunt drie inventarisnummers per week aanvragen. Je kunt alleen digitale opnamen bestellen van archiefstukken waar het digitaliseren-op-verzoek-icoon (zie links) bij staat.

Hoe bestel ik digitale bestanden?

Klik op het inventarisnummer dat je wilt laten digitaliseren. Klik vervolgens op het tweede icoontje rechts boven de groene balk 'Scannen op verzoek' (document met CD).

Op het scherm verschijnt een popup met je verzoek. Je kunt hier kiezen om de stukken aan te vragen of om verder te zoeken.
Als je op ‘stukken aanvragen' klikt, verschijnt een scherm. Voer hier je naam en e-mailadres in en klik op ‘versturen’.

Je ontvangt een automatische ontvangstbevestiging.

Hoe snel wordt mijn verzoek verwerkt?

We proberen het digitale bestand (of bestanden van een inventarisnummer) binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek toe te sturen en op de website te zetten. Soms kan het binnen enkele dagen, soms vergt het meer werk. Als het aanvraagde stuk gedigitaliseerd is ontvang je automatisch een e-mail met daarin direct de mogelijkheid om het digitale bestand (pdf) te downloaden. Daarna komt het binnen enkele dagen ook ter beschikking op onze website.

Waarom kan ik van sommige archiefstukken geen digitaal bestand (scan) bestellen?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom we van archiefstukken geen digitale bestanden kunnen of mogen maken. Hieronder de meest voorkomende:

Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar (geldt niet voor tekeningen, kaarten e.d.)

Archiefstukken bevatten vaak persoonsgegevens. Volgens de huidige wetgeving (AVG) mogen we geen (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen digitaliseren en online plaatsen. Bij archieven die jonger zijn dan 100 jaar kunnen de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. We kunnen dit niet voor elke aanvraag binnen deze service controleren. Daarom kun je van deze stukken geen scans aanvragen.

Het archiefstuk is groter dan A2 (geldt niet voor tekeningen)

Met onze apparaten kunnen we maximaal A2-formaat scannen. Dit betekent dat we sommige uitzonderlijke maten van stukken, registers en boeken niet kunnen digitaliseren. Voor losse tekeningen e.d. hebben we een apparaat dat maximaal A0 kan scannen. Helaas is niet van alle stukken de materiële staat goed genoeg om met dit apparaat te scannen.

Het archiefstuk is beperkt openbaar of verkeert in een slechte materiële staat

Wet- en regelgeving betreffende privacy, auteursrecht of het notariaat bepaalt dat sommige archiefstukken niet openbaar zijn. We mogen ze dan ook niet op verzoek digitaliseren. Stukken kunnen ook beschadigd zijn of door vocht aangetast. Dan zijn ze niet beschikbaar tot ze zijn gerestaureerd.

Het is een archiefstuk van een private partij

Het RAR beheert een groot aantal archieven van private partijen (zoals bedrijven, kerkgenootschappen en families). Deze archieven zijn vooralsnog uitgesloten van deze service. Je mag deze archiefstukken uiteraard wel inzien in onze studiezaal en er voor eigen gebruik foto's van maken.

Charters (met of zonder zegel)

Charters zijn kwetsbaar en vereisen een speciale aanpak bij het digitaliseren. Dit kunnen we niet 'zomaar tussendoor' doen. We werken aan het projectmatig digitaliseren van alle chartercollecties. Veel charters van Tiel, Culemborg, Zaltbommel en Buren zijn al digitaal beschikbaar. Deels ook met transcriptie.

Serieel gebonden correspondentie (ingekomen en uitgaande stukken) en bijlagen bij rekeningen

Overheidsarchieven uit de 18^e tot en met begin 20^e eeuw bevatten vaak chronologisch bewaarde series dikke, kwetsbare pakken correspondenties en financiële stukken. Deze zijn door hun omvang en materiële staat niet te digitaliseren met de apparatuur die we hebben.