Digitaliseren op verzoek

Een gratis service

Het RAR heeft een service waarbij je gratis archiefstukken kunt laten digitaliseren (S-o-D of Scanning on Demand). Sommige stukken digitaliseren we niet. Dat heeft te maken met bepaalde wetten of omdat het stuk te slecht is om te digitaliseren. Wij behouden ons het recht voor je verzoek af te wijzen. Je kunt geen rechten aan deze service ontlenen.

Beste onderzoekers,

In verband met drukte en het tijdelijk uitvallen van personeel bij het digitaliseren, kan de verwerking van uw verzoek om digitalisering de komende weken mogelijk langer duren dan u van ons gewend bent: mogelijk ook langer dan de 10 werkdagen die er nu uiterlijk voor staan. We zijn tevens druk bezig met vernieuwing van het digitaliseringsproces en hopen u zo spoedig mogelijk weer snel en adequaat te kunnen helpen.

Van welke archiefstukken kan ik scans bestellen?

Je kunt alleen opnamen bestellen van archiefstukken waar het S-o-D icoontje bij staat. Dit zijn de volgende soort archiefstukken:

Archiefstukken/dossiers die ouder zijn dan 100 jaar
Bouwdossiers/bouwtekeningen en hinderwet/milieuvergunningen, ook jonger dan 100 jaar

Hoeveel verzoeken kan ik per week doen?

icoon SoD Je kunt twee inventarisnummers per week aanvragen. Je kunt alleen digitale opnamen bestellen van archiefstukken waar het digitaliseren-op-verzoek-icoon (zie links) bij staat.

Hoe bestel ik digitale bestanden?

Klik op het inventarisnummer dat je wilt laten digitaliseren. Klik vervolgens op het tweede icoontje rechts boven de groene balk 'Scannen op verzoek' (document met CD).

Op het scherm verschijnt een popup met je verzoek. Je kunt hier kiezen om de stukken aan te vragen of om verder te zoeken.
Als je op ‘stukken aanvragen' klikt, verschijnt een scherm. Voer hier je naam en e-mailadres in en klik op ‘versturen’.
Je ontvangt een automatische ontvangstbevestiging.

Hoe snel wordt mijn verzoek verwerkt?

We proberen het digitale bestand (of bestanden van een inventarisnummer) binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek toe te sturen en op de website te zetten. Soms kan het binnen enkele dagen, soms vergt het meer werk. Je krijgt bericht als het bestand of de bestanden beschikbaar is/zijn op de website.

Hoe vraag ik een digitale versie van een recentere bouwtekening aan?

Vanwege de wetgeving rond auteursrecht publiceren we bouwtekeningen van na 1945/1955 niet op onze website. Als de digitale opnamen gereed zijn, sturen we deze daarom direct via WeTransfer naar je toe.

Waarom kan ik van sommige archiefstukken geen scan bestellen?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom we van archiefstukken geen scans kunnen of mogen maken. Hieronder de meest voorkomende:

Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar (geldt niet voor tekeningen, kaarten e.d.)

Archiefstukken bevatten vaak persoonsgegevens. Volgens de huidige wetgeving (AVG) mogen we geen (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen digitaliseren en online plaatsen. Bij archieven die jonger zijn dan 100 jaar kunnen de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. We kunnen dit niet voor elke aanvraag controleren. Daarom kun je van deze stukken geen scans aanvragen.

Het archiefstuk is groter dan A3 (geldt niet voor tekeningen)

Met onze apparaten kunnen we maximaal A3-formaat scannen. Dit betekent dat we sommige (oude) folianten en uitzonderlijke maten van registers en boeken niet kunnen digitaliseren. Voor tekeningen e.d. hebben we een apparaat dat maximaal A0 kan scannen. Helaas is niet van alle stukken de materiële staat goed genoeg om met dit apparaat te scannen..

Het archiefstuk is beperkt openbaar of verkeert in een slechte materiële staat

Wetten, zoals de AVG, het Auteursrecht en Notariaat) bepalen dat sommige archiefstukken niet openbaar zijn.We mogen ze dus ook niet op verzoek digitaliseren. Stukken kunnen ook beschadigd zijn of door vocht aangetast. Dan zijn ze niet beschikbaar tot ze zijn gerestaureerd.

Het is een archiefstuk van een private partij

Het RAR beheert een groot aantal archieven van private partijen (zoals bedrijven, kerkgenootschappen en families). Deze archieven hebben we in bruikleen ontvangen. We starten dit jaar een onderzoek om te achterhalen of deze partijen toestemming geven voor het laten digitaliseren en online publiceren van hun archieven. Tot we hiermee klaar zijn, kun je helaas geen bestanden van deze archiefstukken bij ons bestellen. Je mag deze archiefstukken wel inzien in onze studiezaal en er voor eigen gebruik foto's van maken.

Charters (met of zonder zegel)

Charters zijn kwetsbaar en vereisen een speciale aanpak bij het digitaliseren. Dit kunnen we niet 'zomaar tussendoor' doen. We werken aan het projectmatig digitaliseren van alle chartercollecties. Veel charters van Tiel, Culemborg, Zaltbommel en Buren zijn al digitaal beschikbaar. Deels ook met transcriptie.

Serieel gebonden correspondentie (ingekomen en uitgaande stukken) en bijlagen bij rekeningen

Overheidsarchieven uit de 18^e tot en met begin 20^e eeuw bevatten vaak chronologisch bewaarde series dikke, kwetsbare pakken correspondenties en financiële stukken. Deze zijn door hun omvang en materiële staat niet te digitaliseren met de apparatuur die we hebben.