Gratis scans van archiefstukken aanvragen
Een gratis service
We kunnen gratis archiefstukken voor je digitaliseren. Deze service heet 'Digitaliseren op Verzoek'. Niet alle archiefstukken kunnen we digitaliseren. Soms mogen we een stuk niet digitaliseren vanwege wettelijke regels. Ook kunnen stukken te groot of te beschadigd zijn. In dat geval kunnen we je aanvraag afwijzen.
Van welke archiefstukken kan ik scans bestellen?
Je kunt alleen scans aanvragen van archiefstukken met het icoon Digitaliseren op Verzoek dat je hier links ziet. Dit geldt voor:
- Archiefstukken uit overheidsarchieven die ouder zijn dan 100 jaar.
- Bouwdossiers en bouwtekeningen.
- Hinderwetvergunningen, milieuvergunningen en omgevingsvergunningen.
- Keurvergunningen.
Voor deze laatste categorieën geldt geen leeftijdsgrens van 100 jaar.
Hoeveel stukken kan ik aanvragen?
Je kunt per week maximaal 3 inventarisnummers gratis aanvragen. Wil je meer inventarisnummers laten digitaliseren? Dan kan dat tegen betaling.
Let op: soms staat er een scan-icoon bij een archiefstuk, maar mogen we het toch niet voor je digitaliseren. Bijvoorbeeld omdat het stuk jonger is dan 100 jaar. Het icoontje staat er dan toch bij omdat het wél mag worden aangevraagd door medewerkers van de gemeente waarvoor wij het archief beheren. Het kan daarom gebeuren dat je aanvraag toch wordt afgewezen.
Hoe vraag ik scans aan?
- Klik op het inventarisnummer van het archiefstuk.
- Klik rechtsboven op het scanner-icoon met de tekst ‘Scannen op verzoek’.
Hoe snel krijg ik mijn scans?
Wij proberen de scans binnen 10 werkdagen na ontvangst van je aanvraag klaar te hebben. Soms lukt dat al binnen enkele dagen. Bij grotere of ingewikkeldere aanvragen kan het langer duren. Zodra het archiefstuk is gedigitaliseerd, ontvang je automatisch een e-mail. In die e-mail staat een link waarmee je het bestand als pdf kunt downloaden. Een paar dagen later staan de scans ook op onze website.
Wanneer kunnen we een archiefstuk niet digitaliseren?
Soms kunnen of mogen we geen digitale scans maken van een archiefstuk. Ook niet als er een icoon voor 'Digitaliseren op Verzoek' bij staat. Hieronder lees je de meest voorkomende redenen.
Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar
In archiefstukken staan vaak persoonsgegevens. Volgens de privacywet (AVG) mogen we geen persoonsgegevens van nog levende personen online publiceren. We moeten dus altijd controleren of er persoonsgegevens staan in archiefstukken die jonger zijn dan 100 jaar. Daarom vallen deze stukken niet onder de gratis service. Wil je dat we controleren of een stuk jonger dan 100 jaar gedigitaliseerd mag worden, dan kun je een betaalde opdracht geven.
Let op: kaarten en tekeningen die onderdeel zijn van een inventarisnummer met stukken jonger dan 100 jaar, vallen ook niet onder de gratis service. Heeft een kaart of tekening een eigen inventarisnummer? Dan geldt de 100-jaarregel niet.
Het archiefstuk is groter dan A2 (geldt niet voor tekeningen)
Met onze scanapparaten kunnen we documenten tot A2-formaat digitaliseren. Losse tekeningen kunnen we digitaliseren tot A0-formaat.
Het archiefstuk is niet openbaar of beschadigd
Sommige archiefstukken zijn niet openbaar omdat het niet mag van de wet. Deze stukken mogen we dus ook niet digitaliseren. Ook kunnen stukken beschadigd zijn of door vocht zijn aangetast. Ze moeten dan eerst worden gerestaureerd. Dit heeft gevolgen voor alle andere stukken in hetzelfde inventarisnummer. Omdat we alleen complete inventarisnummers digitaliseren, digitaliseren we niets uit een inventarisnummer met 1 of meer beschadigde stukken.
Het is een archiefstuk van een private partij
Het RAR beheert ook archieven van bedrijven, kerkgenootschappen, verenigingen en families. Deze archieven vallen niet onder 'Digitaliseren op Verzoek'. Je kunt ze wel bekijken in onze studiezaal.
Het is een charter (met of zonder zegel)
Charters zijn vaak oud en kwetsbaar. Daarom vragen ze om een speciale aanpak bij het digitaliseren. We kunnen deze stukken niet tussendoor scannen. Wel werken we aan projecten om chartercollecties stap voor stap te digitaliseren. Veel charters van Tiel, Culemborg, Zaltbommel en Buren zijn al online beschikbaar. Soms is ook een transcriptie beschikbaar.
Het is een grote serie correspondentie of bijlagen bij rekeningen
In overheidsarchieven uit de 18e, 19e en vroege 20e eeuw zitten vaak grote series brieven en financiële documenten. Het zijn dan vaak veel stukken die kwetsbaar zijn en verschillende formaten hebben. Daarom kunnen we ze met onze apparatuur niet digitaliseren.
