Digitaliseren op verzoek

Een gratis service

Het RAR heeft een service waarbij je gratis archiefstukken kunt laten digitaliseren (Digitaliseren-op-Verzoek/Scanning-on-Demand). Sommige stukken digitaliseren we niet. Dat heeft te maken met bepaalde wetten of omdat het stuk voor ons te groot of in te slechte staat is om te digitaliseren. Hier rechts lees je daar meer over. Wij behouden ons het recht voor je verzoek af te wijzen. Je kunt geen rechten aan deze service ontlenen.

Van welke archiefstukken kan ik scans bestellen?

Je kunt alleen opnamen bestellen van archiefstukken waar het S-o-D icoontje bij staat. Dit zijn de volgende soort archiefstukken:

Archiefstukken/dossiers in overheidsarchieven die ouder zijn dan 100 jaar
Bouwdossiers/bouwtekeningen, hinderwet/milieuvergunningen/omgevingsvergunningen en keurvergunningen, ook jonger dan 100 jaar

Hoeveel verzoeken kan ik per week doen?

Je kunt drie inventarisnummers per week aanvragen. Wil je meer inventarisnummers per week laten digitaliseren, dan kan dat via onze betaalde service. Je kunt alleen digitale opnamen aanvragen van archiefstukken waar het digitaliseren-op-verzoek-icoon (zie links) bij staat.

Let op: dit icoon staat bij alle stukken van waterschap en gemeenten. Het betekent niet per se dat we het stuk ook voor je mogen digitaliseren binnen deze gratis service. Stukken jonger dan 100 jaar vallen bijvoorbeeld niet onder de gratis service, maar kunnen wel worden aangevraagd door de gemeente waarvoor we ze bewaren. Helaas is het (nog) niet mogelijk om hier onderscheid in te maken. Het kan dus zijn dat je verzoek wordt afgewezen. Dat kan ook gebeuren als het stuk in een te slechte staat is. Kijk in de rechterkolom voor meer informatie over stukken jonger dan 100 jaar.

Hoe bestel ik digitale bestanden?

Klik op het inventarisnummer dat je wilt laten digitaliseren. Klik vervolgens op het tweede icoontje rechts boven de groene balk voor 'Scannen op verzoek', naast de drie punten.

Op het scherm verschijnt een popup met je verzoek. Je kunt hier kiezen om de stukken aan te vragen of om verder te zoeken.
Als je op ‘stukken aanvragen' klikt, verschijnt een scherm. Voer hier je naam en e-mailadres in en klik op ‘versturen’.

Je ontvangt een automatische ontvangstbevestiging.

Hoe snel wordt mijn verzoek verwerkt?

We proberen het digitale bestand (of bestanden van een inventarisnummer) binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek toe te sturen en op de website te zetten. Soms kan het binnen enkele dagen, soms vergt het meer werk. Als het aanvraagde stuk gedigitaliseerd is ontvang je automatisch een e-mail met daarin direct de mogelijkheid om het digitale bestand als pdf te downloaden. Daarna komt het binnen enkele dagen ook ter beschikking op onze website.

Waarom kan ik van sommige archiefstukken geen digitaal bestand (scan) bestellen?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom we van archiefstukken niet (gratis) digitale bestanden kunnen of mogen maken. Soms zelfs als er wel een SoD-icoon bij staat. Hieronder de meest voorkomende redenen:

Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar (geldt niet voor tekeningen, kaarten e.d.)
Archiefstukken bevatten vaak persoonsgegevens. Volgens de huidige regelgeving (AVG) mogen we geen (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen digitaliseren en online plaatsen. Bij archieven die jonger zijn dan 100 jaar kunnen de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Dit (en de materiele staat van het stuk) moet gecontroleerd worden voordat het gedigitaliseerd mag worden. Deze stukken vallen daarom niet onder de gratis service voor particulieren, maar kun je aanvragen als betaalde dienst. Er staat wel een SoD-icoon bij deze stukken; die is bedoeld voor de gemeenten waarvoor we het stuk bewaren.

Het archiefstuk is groter dan A2 (geldt niet voor tekeningen)
Met onze apparaten kunnen we maximaal A2-formaat scannen. Dit betekent dat we sommige uitzonderlijke maten van stukken, registers en boeken niet kunnen digitaliseren. Voor losse tekeningen e.d. hebben we een apparaat dat maximaal A0 kan scannen. Helaas is niet van alle stukken de materiële staat goed genoeg om met dit apparaat te scannen.

Het archiefstuk is beperkt openbaar of verkeert in een slechte materiële staat
Wet- en regelgeving betreffende privacy, auteursrecht of het notariaat bepaalt dat sommige archiefstukken niet openbaar zijn. We mogen ze dan ook niet op verzoek digitaliseren. Stukken kunnen ook beschadigd zijn of door vocht aangetast. Dan zijn ze niet beschikbaar tot ze zijn gerestaureerd.

Het is een archiefstuk van een private partij
Het RAR beheert een groot aantal archieven van private partijen (zoals bedrijven, kerkgenootschappen en families). Deze archieven zijn vooralsnog uitgesloten van deze service. Je mag deze archiefstukken uiteraard wel inzien in onze studiezaal en er voor eigen gebruik foto's van maken.

Charters (met of zonder zegel)
Charters zijn kwetsbaar en vereisen een speciale aanpak bij het digitaliseren. Dit kunnen we niet 'zomaar tussendoor' doen. We werken aan het projectmatig digitaliseren van alle chartercollecties. Veel charters van Tiel, Culemborg, Zaltbommel en Buren zijn al digitaal beschikbaar. Deels ook met transcriptie.

Serieel gebonden correspondentie (ingekomen en uitgaande stukken) en bijlagen bij rekeningen
Overheidsarchieven uit de 18^e tot en met begin 20^e eeuw bevatten vaak chronologisch bewaarde series dikke, kwetsbare pakken correspondenties en financiële stukken. Deze zijn door hun omvang en materiële staat niet te digitaliseren met de apparatuur die we hebben.