Digitaliseren op verzoek

Een gratis service

Het RAR kan gratis archiefstukken voor je digitaliseren. Deze dienst noemen we Digitaliseren-op-Verzoek of Scanning-on-Demand. Sommige stukken digitaliseren we niet. Bijvoorbeeld omdat dat niet mag van de wet of omdag het stuk te groot is of in te slechte staat is. Hier rechts lees je daar meer over. Wij kunnen je verzoek dus weigeren.

Van welke archiefstukken kan ik scans bestellen?

Je kunt alleen scans bestellen van archiefstukken waar het S-o-D plaatje bij staat. Dit zijn de volgende soort archiefstukken:

Hoeveel kan ik per week aanvragen?

Je kunt drie inventarisnummers per week aanvragen. Wil je meer inventarisnummers per week laten digitaliseren, dan kan dat tegen betaling. Je kunt alleen digitale opnamen aanvragen van archiefstukken waar het digitaliseren-op-verzoek-icoon (zie links) bij staat.

Let op: soms staat er een scanplaatje bij een stuk, maar mogen we het toch niet voor je digitaliseren. Stukken jonger dan 100 jaar bijvoorbeeld. Deze stukken mogen wél aan gevraagd worden door ambtenaren van de gemeente waarvoor we ze bewaren. Het kan dus zijn dat je verzoek wordt afgewezen.

Hoe bestel ik digitale bestanden?

Klik op het inventarisnummer dat je wilt laten digitaliseren. Klik daarna op het plaatje van de scanner rechtsboven. Als je er met je muis op gaat staan zie je de tekst: Scannen op verzoek. voorbeeld van een inventarisnummer met het icoon in de vorm van een open scanner voor scannen op verzoek

Op het scherm verschijnt een venster met je verzoek. Wil je alleen dit stuk aanvragen, klik dan op de knop 'Stukken aanvragen'. Wil je meer stukken aanvragen, klik dan op 'Verder zoeken'.
voorbeeld van het scherm dat verschijnt Als je op ‘Stukken aanvragen' klikt, verschijnt dit scherm. Vul je naam en e-mailadres in en klik op ‘Versturen’.
voorbeeld van het scherm met de velden voor naam en mailadres Je ontvangt een automatische mail dat we je verzoek hebben ontvangen.

Hoe snel wordt mijn verzoek verwerkt?

We proberen het digitale bestand (of bestanden) binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek toe te sturen en op de website te zetten. Soms kan het binnen enkele dagen, soms vergt het meer werk. Als het aanvraagde stuk gedigitaliseerd is ontvang je automatisch een e-mail met daarin direct de mogelijkheid om het digitale bestand als pdf te downloaden. Daarna komt het binnen enkele dagen ook ter beschikking op onze website.

Waarom kan ik van sommige archiefstukken geen digitaal bestand (scan) bestellen?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom we van archiefstukken niet (gratis) digitale bestanden kunnen of mogen maken. Soms zelfs als er wel een SoD-icoon bij staat. Hieronder de meest voorkomende redenen:

Het archiefstuk is jonger dan 100 jaar
Archiefstukken bevatten vaak persoonsgegevens. Volgens de huidige regelgeving (AVG) mogen we geen (bijzondere) persoonsgegevens van nog levende personen digitaliseren en online plaatsen. Bij archieven die jonger zijn dan 100 jaar kunnen de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Dit (en de materiele staat van het stuk) moet gecontroleerd worden voordat het gedigitaliseerd mag worden. Deze stukken vallen daarom niet onder de gratis service voor particulieren, maar kun je aanvragen als betaalde dienst. Er staat wel een SoD-icoon bij deze stukken; die is bedoeld voor de gemeenten waarvoor we het stuk bewaren.

Kaarten, tekeningen etc. die onderdeel zijn van een inventarisnummer met stukken jonger dan 100 jaar, vallen ook niet onder de gratis service. Heeft de kaart, tekening etc. een eigen inventarisnummer en is hij dus los beschreven dan is de 100 jaar-regel niet van toepassing.

Het archiefstuk is groter dan A2 (geldt niet voor tekeningen)
Met onze apparaten kunnen we maximaal A2-formaat scannen. Dit betekent dat we sommige uitzonderlijke maten van stukken, registers en boeken niet kunnen digitaliseren. Voor losse tekeningen e.d. hebben we een apparaat dat maximaal A0 kan scannen. Helaas is niet van alle stukken de materiële staat goed genoeg om met dit apparaat te scannen.

Het archiefstuk is beperkt openbaar of verkeert (deels) in een slechte materiële staat
Wet- en regelgeving betreffende privacy, auteursrecht of het notariaat bepaalt dat sommige archiefstukken niet openbaar zijn. We mogen ze dan ook niet op verzoek digitaliseren. Stukken kunnen ook beschadigd zijn of door vocht aangetast. Dan zijn ze niet beschikbaar tot ze zijn gerestaureerd. Wij digitaliseren alleen gehele inventarisnummers. Als een nummer gedeeltelijk geconserveerd moet worden wordt het verzoek afgewezen.

Het is een archiefstuk van een private partij
Het RAR beheert een groot aantal archieven van private partijen (zoals bedrijven, kerkgenootschappen en families). Deze archieven zijn vooralsnog uitgesloten van deze service. Je mag deze archiefstukken uiteraard wel inzien in onze studiezaal en er voor eigen gebruik foto's van maken.

Charters (met of zonder zegel)
Charters zijn kwetsbaar en vereisen een speciale aanpak bij het digitaliseren. Dit kunnen we niet 'zomaar tussendoor' doen. We werken aan het projectmatig digitaliseren van alle chartercollecties. Veel charters van Tiel, Culemborg, Zaltbommel en Buren zijn al digitaal beschikbaar. Deels ook met transcriptie.

Seriële correspondentie (ingekomen en uitgaande stukken) en bijlagen bij rekeningen
Overheidsarchieven uit de 18^e tot en met begin 20^e eeuw bevatten vaak chronologisch bewaarde series dikke, kwetsbare pakken correspondenties en financiële stukken. Deze zijn door hun omvang en de zeer diverse en soms slechte materiële staat niet te digitaliseren met de apparatuur die we hebben.