Privacybeleid Stichting Vrienden van het Regionaal Archief Rivierenland
Bij de Stichting Vrienden van het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) wordt gewerkt met persoonsgegevens van donateurs en bestuursleden. Donateurs en bestuurders moeten erop kunnen vertrouwen dat de stichting zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat.
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden wettelijke kaders, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016 (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (U-AVG).
Uitgangspunten
De stichting gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen en houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:
- Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
- De stichting zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
- De stichting verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel.
- De stichting verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
- Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is, tenzij dit is toegestaan. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
- De stichting gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Daarbij zorgt de stichting voor passende beveiliging van de persoonsgegevens.
- In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de stichting afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.
- De stichting honoreert de rechten van betrokkenen, zover dit op grond van de AVG en de Uitvoeringswet AVG is voorgeschreven.
De stichting is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van donateurs en bestuursleden.
1. Wetgeving
Op de verwerking van persoonsgegevens is Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016 (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (U-AVG) van toepassing
2. Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op de verwerkingen van persoonsgegevens bij de stichting.
3. Verantwoordelijke
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk.
4. Verwerkingen
De Stichting Vrienden van het Regionaal Archief Rivierenland legt de volgende persoonsgegevens vast:
- Van de bestuursleden: Lidnummer, Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, E-mailadres, Telefoonnummer
- Ten behoeve van de ledenadministratie en toezending Nieuwsbrief: Lidnummer, Datum inschrijving, Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, E-mailadres
- Ten behoeve van de financiën en verwerking jaarlijkse donatie: Lidnummer, Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Donateursbijdrage, Bankrekeningnummer
- Uitsluitend na toestemming van betrokkene worden naam, adresgegevens en e-mailadres aan het Regionaal Archief Rivierenland ter beschikking gesteld, uitsluitend voor de ontvangst van informatie over activiteiten bij het archief.
5. Bewaren en vernietigen
De stichting bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, dat wil zeggen tot 2 jaar na beëindiging van het bestuurs- en of donateurschap door het secretariaat en 7 jaar voor de financiële administratie.
