Digitaal overheidsarchief

Voor digitaal archief hebben we een elektronisch depot ingericht: het e-depot. In het e-depot slaan we alle digitale overheidsinformatie op die bewaard moet worden. Vanuit het e-depot is die informatie ook voor altijd en voor iedereen te bekijken.

Overheden zijn in Nederland verplicht om na twintig jaar te bewaren documenten (ook wel archiefbescheiden genoemd) over te brengen naar een archiefbewaarplaats. De Archiefwet vormt daarmee feitelijk ons bestaansrecht. Volgens de Archiefwet gaat het over: “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”‘Ongeacht hun vorm’ houdt dus in dat het kan gaan over analoge charters, omslagen, foto’s, documenten, dossiers, etc., maar ook over digitale bestanden met hun metadata. En waar we al sinds ons ontstaan in 1961 analoog (papieren) archief in ons beheer hebben, zien we de afgelopen jaren steeds meer digitaal archief aangeboden worden.

Eigenlijk is het opslaan van digitale archieven in een e-depot niet heel anders dan het opslaan van papieren (analoge) archieven in een fysiek depot. Dezelfde stappen worden doorlopen: archief wordt aan ons aangeboden, wordt geregistreerd, krijgt een veilige plaats in het depot en wordt van daaruit beschikbaar gesteld voor gebruik. Hoe deze stappen worden ingevuld verschilt wel iets van papieren archief. 

Voor het veilig opslaan, beheren en beschikbaar stellen van digitaal archiefmateriaal maken we gebruik van de e-depot softwareoplossing van DE REE Archiefsystemen, binnen hun MAIS-archiefbeheersysteem. Wij gebruiken dit systeem ook voor het beheren van onze analoge archieven en collecties. Hierdoor kan iedereen, ongeacht de vorm, zoeken in onze archieven. Wel zo handig.

Overbrengen en uitplaatsen
Net als bij analoog archief wordt bij digitaal archief aan de hand van de gemeentelijke (of waterschaps-)selectielijst bepaald welke archieven moeten worden overgebracht naar het RAR, en wordt vervolgens door de archiefinspecteur bepaald welke dossiers openbaar en welke dossiers beperkt openbaar zijn. Beperkt openbaar archief is alleen bij ons op de studiezaal in te zien.

Bij overbrenging wordt het RAR verantwoordelijk voor het langdurig beheren van het overgebrachte archief. Overheidsinstanties kunnen een archief ook uitplaatsen. Dat betekent dat het archief bij het RAR wordt ondergebracht, maar dat de overheidsinstantie zelf verantwoordelijk blijft voor het beheren van het archief.

Uitplaatsing is ook mogelijk bij het e-depot. Dit is bijvoorbeeld een oplossing bij de implementatie van een nieuw zaaksysteem of de end-of-life van een oud systeem waarin digitaal archief zit opgeslagen. Na migratie naar het e-depot krijgen de medewerkers van de aanbiedende partij een login voor een apart onderdeel van het e-depot. Zo kunnen ze daar de dossiers en documenten raadplegen. Deze stukken zijn dan alleen voor hen raadpleegbaar, gezien het geen openbare informatie betreft.

Aansluiten bij het e-depot
In de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting in juli 2024 wordt ingevoerd, wordt de overbrengingstermijn van archief teruggebracht van 20 jaar naar 10 jaar. Na deze termijn is de archiefvormende overheidsorganisatie verplicht het archief over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Je kunt digitaal archief ook vervroegd overbrengen of uitplaatsen naar ons e-depot. 

De procedures van overbrenging en uitplaatsing zijn altijd maatwerk. Er is voorwerk nodig voordat we de gegevens kunnen verwerken in het e-depot: analyses, gebruikersonderzoeken en controles. Door het voorwerk aan het begin van het traject, kunnen verwerkingen later in het traject grotendeels geautomatiseerd gebeuren. Ook streven we hierbij naar zoveel mogelijk standaardisatie.

We doen onder andere een analyse van het bestaande metadataschema van het bronsysteem of we maken er zelf een. In het metadataschema staat welke metagegevens minimaal moeten worden vastgelegd van de informatieobjecten, zoals brieven, formulieren, bestanden, pdf-documenten, e-mails, webpagina’s of zaakdossiers. Metagegevens zijn de gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. De waarden van metagegevens ontstaan tijdens het ontvangen, creëren en bewerken van informatiesets.

Op de pagina aanleveren digitale overheidsarchieven lees je meer over de minimale metadata die nodig zijn voor overbrenging en uitplaatsing. Neem voor meer informatie contact met ons op.