Digitaal overheidsarchief

De Archiefwet zegt dat overheden in Nederland hun documenten moeten overdragen aan een archiefbewaarplaats. Dit moet na tien jaar gebeuren. Voor archieven die nog onder de oude Archiefwet uit 1995 vallen, geldt een termijn van 20 jaar. Volgens de wet gaat het om: "documenten en papieren die overheidsorganisaties krijgen of zelf maken, en die zij moeten bewaren, in welke vorm dan ook". Dit betekent dat het om van alles kan gaan: oude oorkonden, mappen, foto's, documenten en dossiers. Maar het gaat dus ook om digitale bestanden en de informatie over die bestanden.

Het opslaan van digitaal archief in een e-depot werkt hetzelfde als het opslaan van papieren archief. Gemeenten leveren hun archief aan, wij registreren het en geven het een veilige plek. Papieren archief wordt in onze ondergrondse depots bewaard. Voor het bewaren van digitaal archief gebruiken we speciale software van 'DE REE Archiefsystemen' die onderdeel is van ons archiefsysteem MAISFlexis.

Overbrengen en uitplaatsen

Gemeenten kunnen archieven bij het RAR uitplaatsen en overbrengen. Wat is het verschil? 

Uitplaatsen: de gemeente blijft verantwoordelijk voor het archief. Het archief is nog niet openbaar en wordt vooral gebruikt door medewerkers van de gemeente. Bij digitale archieven bewaren we alle gegevens voor het beheer en gebruik van het archief.

Overbrengen: het RAR is verantwoordelijk voor het archief en de regels van de Archiefwet voor openbare archieven gelden. Van digitale archieven bewaren we alleen de gegevens  die nodig zijn om het archief te kunnen bekijken en gebruiken. 

Soms mogen archieven eerder dan na 20 jaar naar ons toe als alle dossiers gesloten zijn en niet meer nodig voor het werk. Ook dan gelden de regels over openbaarheid.

Goede, geordende en toegankelijke staat

Volgens artikel 3 van de Archiefwet 1995 moeten overheidsorganisaties hun archieven goed bewaren, goed ordenen en toegankelijk maken. Ook moeten zij archiefstukken die niet bewaard hoeven te worden, op tijd vernietigen.

Bij digitale archieven betekent goed bewaren onder andere dat bestanden in geschikte bestands- en compressieformaten worden opgeslagen. In ons e-depot kunnen we alle bestandsformaten opslaan. Kun je een bestand niet rechtstreeks via onze website openen of bekijken? Dan kun je het bestand altijd downloaden.

Bij goed ordenen gaat het bij digitale archieven om de manier waarop bestanden en gegevens binnen een archief zijn beschreven en gestructureerd. Ook moet duidelijk zijn welke archiefstukken voor altijd worden bewaard en welke ooit mogen worden vernietigd. Archiefstukken die al vernietigd hadden moeten worden, mogen niet in het archief zitten. Voor archiefstukken die later worden vernietigd, moet worden vastgelegd op welke datum ze moeten worden vernietigd.

Een digitaal archief wordt toegankelijk gemaakt met metadata. Metadata zijn gegevens die informatie geven over een bestand of archief, bijvoorbeeld wat het is, waar het over gaat en uit welke periode het komt. Dankzij deze informatie kunnen bestanden openbaar worden gemaakt en kunnen bezoekers het archief doorzoeken.

Aansluiten bij het e-depot Voordat we de gegevens in het e-depot kunnen zetten, moeten we eerst onderzoek en controles doen. Doen we dit werk meteen in het begin Dan kunnen we de gegevens later voor een groot deel automatisch verwerken. Ook proberen we zo veel mogelijk te standaardiseren.

Op de KIA-pagina voor medewerkers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen lees je meer over de metadata die nodig zijn voor overbrenging en uitplaatsing.

Neem voor meer informatie contact met ons op.