Alle bestanden

Uw zoekacties: Archief van het gemeentebestuur van Heerewaarden, 1938 - 1998
x3202 Archief van het gemeentebestuur van Heerewaarden, 1938 - 1998
Uitleg bij archieftoegang

Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.

Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:

• Kenmerken van het archief
• Inleiding op het archief
• Inventaris of plaatsingslijst
• Eventueel bijlagen

De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.

De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.

De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.

Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.

3202 Archief van het gemeentebestuur van Heerewaarden, 1938 - 1998
Zoek in deze inventaris
>
Zoektermen
Zoektips!

Wildcards kunnen het zoeken vergemakkelijken:

  • Een ? (vraagteken) vervangt een letter
  • Een * (sterretje) vervangt een aantal letters
  • Door een $ (dollarteken) voor een zoekterm te zetten, zoekt u naar woorden die op elkaar lijken.

Meer zoektips vindt u hier.

beacon
 
 
Inleiding
1. De gemeente
2. Het archief
3202 Archief van het gemeentebestuur van Heerewaarden, 1938 - 1998
Inleiding
2.
Het archief
In 1938 trad de gemeente toe tot het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (bureau voor documentatie en secretarieorganisatie) en werd in principe overgegaan van een seriegewijs registratuurstelsel naar een zaaksgewijze ordening. 25)
Het bureau begeleidde de ambtenaar die onder meer belast was met de verzorging van het archief bij die omschakeling. Dit principe van zaaksgewijze ordening van de correspondentie gebaseerd op de Basisarchiefcode bleef gehandhaafd tot eind 1998 toen de gemeente werd opgeheven. Daarnaast bleven veel stukken seriegewijs geordend zoals de financiële jaarstukken, notulen, akten van de burgerlijke stand.
Op basis van de Archiefwet 1962, die in 1968 in werking trad, werd in 1969 voor het eerst een gemeentelijke archiefverordening vastgesteld. 26) Hierin werd vastgelegd dat archiefbescheiden zodanig moesten worden beschreven en geordend dat de administratie daar op doelmatige wijze gebruik van kon maken. De gemeentesecretaris was belast met het archiefbeheer en dus moet hij toezien op het naleven van de Archiefwet, het Archiefbesluit en andere voorschriften op archiefgebied. Burgemeester en wethouders dienden er voor zorgen dat ten minste één maal in de vijf jaren tot vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden werd overgegaan.
De archiefverordening uit 1969 werd in 1994 vervangen door een meer moderne archief- en documentatieverordening. Die regeling was echter geen lang leven beschoren omdat de invoering van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 een nieuwe verordening nodig maakten. Die nieuwe archiefverordening werd vastgesteld door de gemeenteraad op 23 januari 1997, maar met terugwerkende kracht tot 1 januari 1996. 27)
Een besluit post- en archiefzaken of een besluit secretarieaangelegenheden heeft de gemeente nooit gekend. Pas bij besluit van burgemeester en wethouders van 23 januari 1997 werd op basis van artikel 8 van de op diezelfde dag door de raad vastgestelde archiefverordening, een besluit informatiebeheer vastgesteld.
Er zijn helaas geen aanwijzingen gevonden dat de gemeente op enig moment echt serieus en structureel werk heeft gemaakt van de uitvoering van die eigen, hierboven genoemde, regelgeving. Als door wanbeheer de puinhopen te groot dreigde te worden en er nauwelijks nog iets gevonden kon worden in het gemeentelijk archief, werden zo nu en dan tijdelijke krachten ingehuurd op de grootste rotzooi op te ruimen en de stukken van de afgelopen paar jaar weer wat globaal op onderwerp te ordenen (zie hieronder).
In de gehele periode 1938-1998 werd dezelfde poststempel gebruikt, waarin vermeld werd:
- datum ingekomen brief
- register no ………………….
- classificatiecode…………….
- behandeling in B. en W……..
- behandeling in Raad………...
Hieruit blijkt dat de voortgangs- en afdoeningcontrole hierop werd bijgehouden. En, alhoewel niet meer aanwezig in het archief, blijken er ook registers in- en uitgaande stukken bijgehouden te zijn. In de eerste helft van de jaren zeventig van de vorige eeuw werd ook een tijdlang een fichedoorschrijfsysteem gebruikt, in plaats van een vastbladige postinschrijvingssysteem. Het enige waaraan dat te merken is zijn de fiches die, vastgehecht aan de stukken, soms aangetroffen worden in de dossiers. Tot op heden is echter niet teruggevonden wanneer besloten werd met dat systeem te beginnen en er weer mee op te houden. Ook zijn geen (al dan niet ingebonden) moederbladen teruggevonden, noch fichebakken met op afzender / codegetal of ander kenmerk bijgehouden toegangen. Waarschijnlijk is het systeem maar enkele jaren uitgeprobeerd. De hoop daar al inventariserend wat meer van te weten te komen, bleek achteraf ijdel.
Uit de stukken blijkt dat er pas per 1 januari 1989 voor het eerste een medewerkster werd aangesteld, die mede tot taak kreeg de verzorging van het dynamische en semi-statische archief. 28) Deze medewerkster is echter per 1 januari 1992, na het behalen van haar diploma SOD-I, weer vertrokken en daarna werd het werk toebedeeld aan een opvolger, die echter geen opleiding of belangstelling in deze richting had en daarnaast een veelheid aan andere taken moest vervullen.
Omdat er steeds meer problemen met betrekking tot post- en archiefzaken ontstonden werd in de loop van 1992 aan de heer J. Smalheer, archiefmedewerker van de gemeente Rossum, gevraagd om de problemen te inventariseren en aanbevelingen te doen om tot een oplossing te komen. 29)
Hij adviseerde onder meer:
- Registreer uitsluitend belangrijke zaken (correspondentie van / met burgers).
- Registreer vooral geen routinepost (vergaderingen, uitnodigingen, jaarverslagen).
- Registreer in een vastbladig register met daarin zoveel mogelijk een zaaksgewijze omschrijving (wie, wat, waar en wanneer).
- Biedt pas na volledige afhandeling van zaken alle correspondentie van één zaak aan bij de ambtenaar post- en archiefzaken.
- Handhaaf de gedeconcentreerde berging van de stukken bij de diverse organisatieonderdelen, maar laat de archiefmedewerker de dossierkasten bijhouden bij burgerzaken, financiën en algemene zaken.
- Laat jaarverslagen, rapporten e.d. die voor een ambtenaar van belang zijn door hem zelf bewaren en neem ze niet op in het archief, met uitzondering van de verslagen van organisaties waarbij de gemeente financiële belangen heeft of waarbij de gemeente via een gemeenschappelijke regeling betrokken is.
- Houdt een centrale losbladige dossierinventaris bij, zodat je weet welke dossiers zich waar in het gebouw bevinden.
- Let bij de dossiervorming op vernietigingstermijnen.
- Werk de bestaande achterstanden zo snel mogelijk weg.
Op basis van dit advies trok de gemeente nog in 1992 tijdelijk een archiefconsulent aan die begon met het bijwerken / saneren van het dynamisch archief. Door de consulent, de heer F. Geraerdts, werden wederom instructies opgesteld en aanbevelingen gedaan om tot een efficiëntere gang van zaken met betrekking tot post- en archiefzaken te komen. De consulent kon in de hem ter beschikking staande tijd niet veel meer doen dan het dynamisch archief globaal (her)ordenen. Uit het feit dat in 1998 wederom hulptroepen werden ingeroepen om te komen “puinruimen” blijkt dat post- en archiefzaken bij de gemeente Heerewaarden toch niet echt goed werden aangepakt. In dat jaar werden twee medewerkers van de afdeling Facilitaire Zaken van de gemeente Zaltbommel aangetrokken om in de avonduren weer wat primaire orde in de chaos te scheppen. 30)
De gemeente kende een gedeconcentreerd beheer van het archief. De basisarchiefcode werd in principe gebruikt, zij het dat verreweg het grootste deel van de tijd geen personeel aanwezig was dat enige scholing had in het goed gebruik van die code. Er is nooit gebruik gemaakt van een voorselectie van onbelangrijke stukken op hoofdrubriek van de archiefcode. De wijziging van de basisarchiefcode van 1987 zijn in 1998 bij het zogenaamde “puinruimen” met terugwerkende kracht doorgevoerd.
In 1969 zijn door de heer J.H. van Woerkum, voormalig districtsregistrator bij het Registratuurbureau van de Vereniging Nederlandse Gemeenten, in opdracht van burgemeester en wethouders uit het gemeentearchief van Heerewaarden vanaf 1939 een aantal stukken vernietigd die daar volgens de toen geldende voorschriften in aanmerking kwamen (conform de vernietigingslijst van 1948). Van die vernietiging is geen proces-verbaal opgemaakt, maar is wel aantekening gemaakt in de getypte dossierinventaris. 31) Vanaf de aansluiting bij het Streekarchivariaat (later Streekarchief) Bommelerwaard in 1992 hebben de streekarchivarissen ook, mede gedwongen uit nood door een steeds dreigend gebrek aan plaatsruimte in de archiefbewaarplaats / archiefruimte, regelmatig stukken ter vernietiging geselecteerd. Dat geschiedde op basis van de ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen van na 1850’ zoals die werd vastgesteld bij gemeenschappelijke beschikking van de minister van Welzijn Volksgezondheid en Cultuur van 24 augustus 1983 en Binnenlandse Zaken van 7 november 1983. Van die vernietigingen werden processenverbaal opgemaakt.
Uit de in het archief aanwezige stukken blijkt dat ook tijdens de inhaalactie in 1992 en tijdens de ‘puinruimactie’ in 1998 stukken zijn vernietigd, maar hiervan zijn geen verklaringen van vernietiging teruggevonden. 32)
Verder zijn er enkele merkwaardige lacunes in het archief die tot op heden niet verklaard konden worden. Zo ontbreken helaas de besluitenlijsten / notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van 1948 tot en met 1973! Aangenomen wordt dat ze door een ondeskundige beheerder vernietigd zijn. 33)
Vanaf begin 1999 toen het archief naar het Streekarchief Bommelerwaard werd overgebracht, werden uit het archief jaarlijks stukken vernietigd. Die vernietigingen zijn voor de stukken van vóór 1996 gebaseerd op de reeds genoemde lijst van 1983 en sinds vorig jaar voor de stukken van ná 1995 op de op 21 november 2005 door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgestelde ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996’. Daarnaast werd gebruik gemaakt van de aanvullende lijst, zoals die gehanteerd wordt bij het Streekarchief Bommelerwaard, van stukken die op de beide genoemde lijsten voorkomen, maar die op basis van de algemene beginselen uiteengezet in de inleidingen van die lijsten, op grond van overwegingen van lokaal en regionaal historisch belang toch bewaard moeten blijven. Zo is er binnen het Streekarchief Bommelerwaard nadrukkelijk voor gekozen om alle personeelsdossiers te bewaren. 34) Van de vernietiging van stukken werden steeds de vereiste verklaringen opgemaakt. 35)
Het huidige archiefblok kent dus naast een te bewaren serie ook (nog) een aparte te vernietigen serie, geordend per vernietigingsjaar op volgnummer. De toegang tot die serie is ook opgenomen in de geautomatiseerde inventaris van het archief. Elk jaar wordt het daarvoor in aanmerking komende gedeelte vernietigd.
De omvang van het archiefblok 1938-1998 is 60 strekkende meter. Het is in zijn geheel geplaatst in de archiefbewaarplaats onder bloknummer 202. Van die 60 meter is er ongeveer 13 m1 aan bouw- en milieuvergunningen. De serie nog op termijn te vernietigen stukken is apart geplaatst in de archiefbewaarplaats en beslaat ongeveer 8 strekkende meter. Er zijn - voor zover bekend - geen stukken vervreemd.
Het archief bevat veel tekeningen en kaarten. Voor een groot deel zijn die opgeborgen in weekmakervrije hoesjes in de dossiers. Een deel is echter ook altijd gestrekt geborgen geweest en die kaarten en tekeningen hebben een aparte berging in het depot met een magazijnnummering (bestaande uit een formaatletter en een volgnummer), waarnaar in de inventarisdatabase en in de dossiers wordt verwezen.
3. Verantwoording van de inventarisatie
4. Noten bij de inleiding
Bijlagen inleiding
Bijlage 1: Literatuur
Bijlage 2: Samenstelling gemeenteraad per raadsperiode 1935-1998
Bijlage 3: Alfabetische lijsten van bestuurders en functionarissen 1935-1998
Inventaris
Kenmerken
Datering:
1938 - 1998
Plaats:
Heerewaarden
Dekking in tijd:
1938 - 1998
Taal:
Nederlands
Verversingsgraad:
onregelmatig
Omvang in meters:
67,74
Openbaarheid:
Onbeperkt tenzij anders aangegeven
Gemeente:
Maasdriel
Locatie:
Heerewaarden
 
 
 
MAIS-(M)DWS is een product van DE REE archiefsystemen BV
meer informatie over MAIS-(M)DWS