Alle bestanden

De bewerking van het archief vond plaats in het kader van de uitvoering van de Archiefwet 1995, die onder meer bepaalt dat overheidsarchiefstukken na twintig jaar moeten worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats en dat de overheidsinstanties daarbij verantwoordelijk zijn voor het opschonen, beschrijven en goed materieel verzorgen van hun archieven vóór overbrenging. Na afloop van de inventarisatie is het archief in februari 1997 overgebracht naar de centrale archiefbewaarplaats van het Streekarchief Bommelerwaard.

De indeling van de inventaris is grotendeels ontleend aan de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Gezien de omvang van de series is er voor gekozen om de stukken over aan- en verkopen en het verlenen van bouw- en hinderwetvergunningen apart op te nemen in de bijlagen bij de inventaris. In de eigenlijke inventaris wordt naar deze series verwezen.
De dossiervorming in de dynamische fase was in de periode 1945-1979 niet best. Er was vaak sprake van onderwerpsmappen op hoofdcodegetal en niet van een echte zaakgewijze dossiervorming. Consequente vernietiging had niet plaatsgevonden. Een goede dossierinventaris met duidelijke beschrijvingen, codegetallen en dateringen ontbrak. De bestaande beschrijvingen waren door het streekarchief in de jaren voorafgaande aan de inventarisatie in de computer ingevoerd. Medewerkers van de gemeente vulden daarbij de ontbrekende jaartallen van de 'dossiers' aan, zodat een eerste selectie kon worden gemaakt van de stukken van vóór 1980. Dat computerbestand was het vertrekpunt van de huidige inventarisatie.

De datering van het archiefblok is op praktische gronden tot stand gekomen. Het archief van voor mei 1945 is al eerder overgebracht naar het Streekarchief. De scheiding aan het begin van het archiefblok is zo goed en kwaad als dat ging dus gelegd bij het einde van de tweede wereldoorlog. Het eindjaar 1979 is een praktische cesuur, genomen in verband met de verplichting tot het overbrengen van de gemeentelijke archieven tot en met dat jaar. De cesuur sluit ook aan bij de scheiding zoals die bij de andere Bommelerwaardse gemeenten wordt gehanteerd en het landelijke gebruik om archiefblokken te beëindigen met de jaren die op een negen eindigen.

Als vuistregel is aangehouden dat de vele onderwerpsmappen zijn gesplitst op stukken vóór en ná de cesuren. Bij de dossiers (alle stukken ontvangen en opgemaakt bij de behandeling van één zaak) is er in principe voor gekozen om een dossier intact te laten en het te plaatsen in het archiefblok waar het grotendeels in thuishoort of waarin de beslissing in een bepaalde zaak is gevallen. In de praktijk bleek deze regel niet altijd consequent toe te passen, zodat soms wel eens een verwijzing moest worden gemaakt naar het blok van ná 1979 en omgekeerd er bij de bewerking van het blok van ná 1979 wel eens verwezen zal moeten worden naar het blok van voor die periode. Vooral bij stukken over heel lang lopende projecten, zoals bestemmingsplannen leek het raadzaam om soms toch een splitsing aan te brengen in de stukken van vóór en ná 1 januari 1980.

Stukken van vóór mei 1945 komen slechts in later afschrift voor in het archief. Stukken van na 31 december 1979 zijn er veel meer in het archief, maar aangezien het daarbij dus gaat om stukken van zaken waarvan het zwaartepunt vóór 1980 ligt en er bij mogelijke misverstanden is verwezen tussen de archiefblokken van vóór en ná 1979, is ervan afgezien om in de titel van de inventaris die overschrijdingen van de dateringen tot uitdrukking te laten komen.