Tijdens de liquidatie van de dienst eind 1998 werd besloten dat het archief van de dienst werd overgedragen aan het Streekarchief Bommelerwaard, inclusief de pas op termijn te vernietigen stukken. Dat besluit kon echter pas in enkele stappen worden uitgevoerd omdat het streekarchief eerst depotruimte bij moest bouwen en dus op dat moment nog niet over voldoende ruimte beschikte. Daarom werd het archief gedeeltelijk (het gedeelte betrekking hebbende op het grondgebied van de voormalige gemeenten Brakel, Kerkwijk en Zaltbommel) verhuisd naar het voormalig gemeentehuis in Kerkwijk. Op deze locatie werd tijdelijk de sector Ruimtelijke Zaken van de nieuwe gemeente Zaltbommel gehuisvest. De overige archiefstukken werden al wel overgebracht naar het Streekarchief Bommelerwaard. In oktober 2000 werden ook de archieven uit Kerkwijk overgebracht naar het streekarchief. Sinds die tijd is het archief van de Technische Dienst daar compleet aanwezig, met dien verstande dat jaren na de herindeling nog steeds veel dossiers ‘zoek waren’. Veel dossiers waren zonder overleg door medewerkers meegenomen naar hun nieuwe werkplek en in de jaren daarna werden nog regelmatig dossiers en losse stukken door de nieuwe gemeenten aangeleverd om toe te voegen aan het archief van de Technische Dienst.

Het archief werd ongeschoond en niet geïnventariseerd overgebracht naar het streekarchief. Tijdens de liquidatie van de Technische Dienst werd alleen een budget ter beschikking gesteld om de bestuursstukken (het ‘bestuursarchief’) te laten bewerken. Dat betrof echter slechts een zeer bescheiden deel van het geheel.

Het ‘bestuursarchief’ was zaaksgewijs geordend volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten. De aangetroffen dossiervorming en -ordening was erg onvolledig. Er was geen dossierinventaris aanwezig. In eerste instantie werd een globale beschrijving per map gemaakt. Er werden veel verzamelmappen en mappen met algemene stukken op hoofdcodegetal aangetroffen waardoor het vaak noodzakelijk was de stukken tijdens de inventarisatie opnieuw te vormen tot dossiers of te splitsen in facetmappen of deelmappen. De financiële administratie was apart opgeborgen. Uit het ‘bestuursarchief’ werden stukken vernietigd conform de voor gemeenten en intergemeentelijke organen geldende officiële selectielijst uit 1983.

Voor de overige hierboven genoemde series dossiers gold in principe dat de meeste stukken ook in de op het streekarchief aanwezige archieven van de gemeente aanwezig waren. De Technische Dienst adviseerde over veel aangelegenheden, maar de gemeenten namen de formele besluiten, gaven de vergunningen af, e.d. Het leek logisch om de gemeenten aan te wijzen als bewaarniveau en de stukken van de Technische Dienst (grotendeels) te vernietigen. Onderzoek wees echter uit dat er niet altijd zonder meer vanuit mocht worden gegaan dat de gegevens in de dossiers van de Technische Dienst dubbel waren. Dat gold wel voor de series dossiers over bestemmingsplannen, drank- en horecawetvergunningen en monumenten, waarop geen enkele toegang aanwezig was. Ze werden vergeleken met de gemeentelijke stukken en de niet-dubbele stukken werden toegevoegd aan de gemeentelijke archieven. De vergelijking van de incomplete serie dossiers over de kapitaalwerken met de gemeentelijke exemplaren gaf aanleiding om de dossiers van de Technische Dienst te vernietigen omdat ze grotendeels dubbel waren met de gemeentelijke dossiers. De dossiers over bodemonderzoeken zijn wel beschreven in dit archief omdat ze veel gebruikt worden en de gemeentelijke dossiers verre van volledig zijn. Wellicht dat in de toekomst de series van de Technische Dienst en die van de gemeenten nog eens gecombineerd worden.

Bij het nemen van steekproeven in de enorm omvangrijke series dossiers over de bouwvergunningen en hinderwet-/ milieuvergunningen (bijna 19.000 dossiers geordend per pand en dus heel veel meer vergunningen) en vergelijking met de gemeentelijke exemplaren bleek dat de series van de gemeenten en die van de Technische Dienst zeker niet altijd aan elkaar gelijk waren. Het kaartsysteem op de bouwvergunningen van de Technische Dienst bleek niet betrouwbaar te zijn. Dossiers die in de kaartenbakken beschreven waren werden niet aangetroffen. Daarentegen werden vaak dossiers aangetroffen die niet beschreven waren. Aangezien de Technische Dienst belast was namens de gemeenten met de controle op de bouw, bevatten de dossiers van die dienst veel meer technische gegevens en soms correspondentie met aanvragers, die in de gemeentelijke dossiers niet voorkomen. De ervaring in Maasdriel leerde echter dat het vergelijken, ontdubbelen en samenvoegen van de vergunningbestanden van de hele streek een gigantisch karwei zou betekenen waarvoor aanvankelijk de middelen ontbraken. Een karwei dat verder bemoeilijkt wordt doordat de meeste dorpen in de Bommelerwaard pas laat overgingen van een wijksgewijze huisnummering naar een straatsgewijze nummering en doordat dat wijk- en huisnummers in de loop der tijd veelvuldig wijzigden. Die wijzigingen waren in de diverse bestanden vaak niet of heel slordig doorgevoerd. Kortom er was en is geen sprake van dat alle vergunningen op huidig adres zonder meer op te sporen zijn.

Er werd voor gekozen om de vergunningbestanden van de gemeenten (beslisniveau) aan te merken als de ook op de lange termijn te bewaren bestanden en die goed materieel te verzorgen (ontdoen van nietjes, paperclips, plastic met weekmakers en per vergunning verpakken in zuurvrij- en weekmakervrij materiaal). Daarnaast werd besloten om de vergunningbestanden van de Technische Dienst vooralsnog ook te bewaren, maar om die dossiers per pand in stand te houden en aan de materiële verzorging ervan weinig aandacht te besteden. Wel werden de bestanden hernummerd zodat er binnen het omvangrijke archief van de Technische Dienst slechts sprake is van één doorlopende nummering. In juni 2010 werd begonnen met het vergelijken van de dossiers van de bouwvergunningen van de Technische Dienst met die van de gemeenten. Daarbij werden de dossiers van de gemeenten gecompleteerd en de dubbele stukken vernietigd. Dat project werd afgerond in september 2013. Gehoopt wordt dat er in de nabije toekomst ook middelen zullen zijn om de dossiers van de milieuvergunningen op dezelfde wijze te bewerken.

-

Zaltbommel 2006,
H. van Doremaele, K. den Dekker en J. Buylinckx.