De oudste stukken in het archief dateren uit het beginjaar van de zelfstandige gemeente Hurwenen. Enkele stukken uit de tijd vóór 1821, waarin Hurwenen tot de gemeente Rossum behoorde, zijn bij de inventarisatie teruggeplaatst in het archief van de gemeente Rossum. Het betreft stukken, bedoeld in een brief uit 1847 van de secretaris aan de districtscommissaris, wanneer hij schrijft, dat hij 'bij het ophouden der combinatie van deze gemeente met Rossum in 1821 niet anders (heeft) overgenomen als eenige oude rekeningen der goederen dezer gemeente...' 29) In 1828 zijn afschriften gemaakt van akten van de burgerlijke stand uit het archief van Rossum, die opgemaakt waren in de jaren 1811-1820 en betrekking hadden op inwoners van het dorp Hurwenen. Deze afschriften dienden als archiefstukken voor de gemeente Hurwenen en zijn daarom uiteraard niet verwijderd.

Het archief is afgesloten op 30 juni 1955, omdat dit de laatste dag is van het bestaan van Hurwenen als zelfstandige gemeente en dus als archiefvormer. Er zijn enkele stukken van latere datum in het archief aanwezig, maar die gaan over zaken, die zich afgespeeld hebben in de periode, waarin dit archief is gevormd. Ze bevinden zich in de dossiers betreffende deze zaken.

Het grootste gedeelte van het archief bestaat uit enkele grote series, zoals de notulen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders, de correspondentie, de begrotingen, de jaarrekeningen, de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters. De planmatige en verslaggevende stukken, zoals de begrotingen en de jaarrekeningen, zijn in deze inventaris gedateerd op het jaar waarover ze handelen. Dit is voor de onderzoeker handiger dan een datering op het jaar waarin het stuk is opgemaakt.

In de negentiende en het begin van de twintigste eeuw is door de gemeente Hurwenen, zoals dat toen gebruikelijk was bij vrijwel alle overheidsadministraties, gebruik gemaakt van het zgn. agendastelsel. De ingekomen stukken en de afschriften van de uitgaande stukken werden op chronologische volgorde genummerd en ingeschreven in een register: de agenda. Meestal werden op agenda's indexen gemaakt, zodat de stukken gemakkelijk terug te vinden waren. In Hurwenen is dit systeem in gebruik geweest tot 1936. 30) Door onbekende oorzaak zijn echter alle agenda's en eventueel daarop gemaakte indexen verloren gegaan, zodat er nu vrijwel geen toegang meer op deze series is. Het maken van een nieuwe toegang zou geen overbodige luxe zijn, omdat nu een belangrijk deel van het archief slechts globaal ontsloten is. Ook zijn alle ingekomen stukken van het jaar 1907 en alle afschriften van de uitgaande stukken van de jaren 1915-1916 niet meer in het archief aangetroffen.
Als hulpmiddel bij het onderzoek in de series ingekomen en uitgaande stukken kan men gebruik maken van de notulen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Veel agendapunten van de vergaderingen zijn besproken naar aanleiding van ingekomen stukken en vaak is er als resultaat van de bespreking in de vergadering een brief uitgegaan. Ook op de notulen werden bij veel gemeenten indexen gemaakt, zodat een aantal stukken via een omweg toch te vinden is. In het archief van Hurwenen zijn de mogelijkheden van deze zoekmethode echter beperkt, omdat alleen de indexen op de raadsnotulen van de jaren 1830-1879 en 1917-1934 bewaard zijn gebleven. 31) Van de periode 1849-1851 ontbreken bovendien veel notulen.
Wat betreft toegangen op andere gedeelten van het archief moet nog de index genoemd worden, die secretaris C.H. Van Maanen (1942-1955) heeft gemaakt op de huwelijken, die gesloten zijn tussen 1821 en 1942. 32)

De stukken over het aanvragen en verlenen van en hinderwet- en bouwvergunningen zijn door de gemeenteadministratie gedeeltelijk opgenomen in de serie ingekomen stukken en gedeeltelijk afzonderlijk bewaard. Vanwege de slechte toegankelijkheid van de serie ingekomen stukken en de relatief grote vraag naar de stukken over deze vergunningen zijn deze zoveel mogelijk gelicht en met de los aangetroffen stukken in aparte series beschreven. 33) Bronnen, waaruit men doorgaans veel te weten kan komen over het wel en wee van een gemeente, zijn de gemeentelijke jaarverslagen. In het archief van Hurwenen ontbreken deze, op enkele uitzonderingen na. Elk jaar is er echter een exemplaar naar de gedeputeerde staten gestuurd en deze zijn wel bewaard gebleven. 34) Van de boekhouding is in het verleden veel vernietigd. Bij de inventarisatie werden alleen de grootboeken over 1935 en 1947-1954 aangetroffen. 35) Wel waren over een langere periode de kasboeken bewaard gebleven (vanaf 1933). Besloten is daarom, om de kasboeken te bewaren over díe jaren, waarvan geen grootboek meer aanwezig was. 36)

Hoewel er in het archief een cesuur te onderscheiden valt bij de overgang van het seriestelsel naar de zaaksgewijze ordening (1 januari 1935), is ervoor gekozen om die niet strikt door te voeren bij het samenstellen van de inventaris. De series vergaderstukken, begrotingen en jaarrekeningen zouden dan gesplitst moeten worden en dit werd niet wenselijk geacht.
De oorspronkelijke ordening, die in het archief werd aangetroffen, leidde bijna als vanzelfsprekend tot een indeling van de inventaris volgens de klassieke tweedeling: Stukken van algemene aard en Stukken betreffende bijzondere onderwerpen. De onderverdeling van de hoofdrubriek Stukken betreffende bijzondere onderwerpen is grotendeels gebaseerd op de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Binnen de subrubrieken zijn de beschrijvingen chronologisch geplaatst op een enkele uitzondering, wanneer een duidelijkere en logischere systematische indeling voor de hand lag. 37)

Deze inventaris werd vervaardigd tijdens een stage bij het Streekarchivariaat Bommelerwaard als examenwerkstuk voor de opleiding tot middelbaar archiefambtenaar aan de Rijksarchiefschool in het cursusjaar 1992/1993. Mijn dank gaat uit naar streekarchivaris J.J.A. Buylinckx, mijn mentor tijdens de opleiding, C.C.M. van Wanrooy en het overige personeel van het archivariaat voor hun hulp bij het totstandkomen van deze inventaris.

Jan Boon, 1993.

In 2013 is het archiefbloknummer 1 gewijzigd in 3001 en zijn enkele kleine tekstuele correcties en aanvullingen doorgevoerd.