8 juni 2017

Besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden

Het dagelijks bestuur van het RAR nam in de vergadering van 8 juni 2017 het besluit om de actuele papieren correspondentie van het RAR te vervangen door digitale reproducties. Dit betekent in de praktijk dat inkomende papieren post wordt gescand en alleen digitaal wordt bewaard. Ontvangen papieren post kan overigens nog wel in papieren vorm worden beantwoord.

Het door het dagelijks bestuur genomen besluit staat bekend als een "vervangingsbesluit" in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. Dit besluit is voor overheidsinstellingen bij de overgang van papier naar digitaal werken verplicht en kan bovendien alleen worden genomen wanneer aan het bestuur een uitgebreid handboek kan worden overlegd waarin deze archiefwettelijke vervanging wordt gedocumenteerd. Ook het scanproces zelf wordt daarin beschreven. Bovendien moet het document management systeem (DMS) waarin de correspondentie wordt geregistreerd, afgehandeld en bewaard aan hoge eisen voldoen.

De wet legt overheidsorganen deze verplichting op ter bescherming van de rechten en plichten van overheid en burger en ter waarborging van het duurzaam voortbestaan van de archiefinformatie zodat deze op termijn nog voor historisch onderzoek beschikbaar is. De digitale archiefinformatie kan op deze wijze blijvend worden geraadpleegd zolang deze moet worden bewaard. Digitale informatie is kwetsbaar en vraagt om een ander soort beheer dan papieren documenten. Omdat een deel van de overheidsinformatie langdurig of zelfs permanent wordt bewaard, is het van wezenlijk belang om bij het digitale opslagformaat en de systeeminrichting te kiezen voor standaarden en gecertificeerde software.

Van vervanging worden die papieren documenten uitgezonderd, waarvan de oorspronkelijke culturele erfgoedwaarde of de informatiewaarde via digitale reproductie verloren zou gaan. Het handboek vervanging van het RAR en de systeemomgeving zijn door een externe archiefdeskundige ge-audit en in orde bevonden. Het besluit treedt per 9 juni 2017 in werking.