10 augustus 2017

Duurzame links naar archiefstukken

Terugvindbaarheid archiefstukken cruciaal
Terugvindbaarheid is een voorwaarde voor het beschikbaar kunnen stellen van een archiefstuk aan u als archiefbezoeker, maar is bijvoorbeeld ook belangrijk wanneer in een publicatie een bronverwijzing naar een archiefstuk uit onze archieven is opgenomen. Deze verwijzing moet idealiter duurzaam zijn, dat wil zeggen door de tijd heen actief blijven en de juiste beschrijving en vindplaats bevatten. Ook als de daadwerkelijke (opslag)locatie van het archiefstuk één of meerdere keren veranderd. Dat wij als archiefdienst een gedegen administratie bijhouden over de vindplaats van het archiefstuk, is daarbij cruciaal. Voor een digitaal of gedigitaliseerd archiefstuk geldt hetzelfde.

Misschien is het aanbieden van een duurzame link in deze tijd wel belangrijker geworden dan voorheen, door de opkomst van digitale media is het namelijk nog eenvoudiger geworden om gebruik te maken van elkaars informatie. Denk bijvoorbeeld aan het delen van informatie via websites, social media, fora en e-mail. Maar ook de continue ontwikkeling van (nieuwe) websites en daarmee wisseling van opslag- en/of raadpleeglocaties zorgt ervoor dat wanneer wij als archiefdienst niets regelen, de verwijzing naar een archiefstuk als digitaal object telkens veranderd. De door u reeds aangemaakte verwijzingen worden daarmee onbruikbaar, dat noemen we "linkrot".

PID's als anwoord op linkrot
Kevin van Tuil (RAR) vertelt: “Om hergebruik van informatie door onze archiefbezoekers te stimuleren is het belangrijk dat maatregelen worden genomen om "linkrot" tegen te gaan. Het RAR voelt hierin een sterke mate van verantwoordelijkheid tegenover zijn (online) archiefbezoekers en heeft hier in samenwerking met Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (coördinator NDE-werkpakket Houdbaar), het Nationaal Archief (projectleiding NDE-project Persistent Identifiers) en DE REE archiefsystemen een antwoord op: Persistent Identifiers (PID's)”. Met behulp van de zogenaamde “PID-wijzer” is het RAR vorig jaar gestart met een verkenning van de mogelijkheden. Destijds is vanuit de Werkgroep MAIS-(M)DWS, een werkgroep die zich o.a. bezig houdt met zoekmogelijkheden en presentatievormen op Archieven.nl en met het Bestuur van de Gebruikersvereniging MAIS-Flexis onderzoek verricht naar de mogelijkheden om PID's te implementeren in ons archiefbeheersysteem MAIS-Flexis.

Wat gaat er nu gebeuren
Het RAR is in samenwerking met bovenstaande partners en met behulp van een beschikbaar gestelde subsidie vanuit NDE onlangs gestart met een project om het PID-systeem Handle te implementeren in MAIS-(M)DWS. MAIS-(M)DWS is een programma dat ervoor zorgt dat onze archieven en collecties voor u als archiefbezoeker online zijn te raadplegen op onze website. Wanneer dit project is afgerond, beschikt het RAR als eerste archiefdienst op Archieven.nl over duurzame links naar archiefstukken op internet, maar belangrijk is ook dat andere archiefdiensten na afronding van dit project hier relatief eenvoudig gebruik van kunnen gaan maken. Als dit project is afgerond (juni 2017) is het voor u als archiefbezoeker mogelijk om van elk archiefstuk op onze website een link op te slaan die niet meer wijzigt. Daarmee is het archiefstuk voor u altijd terugvindbaar via eenzelfde link.

Noot voor archiefdiensten
Graag delen wij de “Lessons Learned” met collega’s van archiefinstellingen die zijn aangesloten bij DE REE archiefsystemen, tijdens een slotbijeenkomst op 11 september 2017 vanaf 14:00 uur bij het Regionaal Archief Rivierenland in Tiel. Tijdens deze bijeenkomst krijgt u meer achtergrondinformatie, de gelegenheid om met de projectleden in gesprek te gaan, vragen te stellen en afspraken te maken. U kunt zich aanmelden voor deze bijeenkomst d.m.v. het aanmeldformulier hieronder. Mocht u tussentijds al vragen hebben, neem dan contact op met Kevin van Tuil, adviseur digitale ontwikkeling bij het RAR via e-mail kvtuil@rarivierenland.nl of bel 0344-612230.

 Aanmelden slotbijeenkomst maandag 11 september 2017