10 augustus 2017

Duurzame links naar archiefstukken

Terugvindbaarheid van archiefstukken is cruciaal

Terugvindbaarheid is een voorwaarde om een archiefstuk beschikbaar te kunnen stellen aan u als archiefbezoeker. Het is bijvoorbeeld ook belangrijk als in een publicatie een bronverwijzing naar een archiefstuk uit onze archieven is opgenomen. Deze verwijzing moet idealiter duurzaam zijn. Dat wil zeggen dat hij door de tijd heen actief blijft en de juiste beschrijving en vindplaats bevat. Ook als de daadwerkelijke (opslag)locatie van het archiefstuk één of meer keren veranderd. Dat wij als archiefdienst een gedegen administratie bijhouden over de vindplaats van het archiefstuk, is daarbij cruciaal. Voor een digitaal of gedigitaliseerd archiefstuk geldt hetzelfde.

Misschien is het aanbieden van een duurzame link in deze tijd wel belangrijker geworden dan voorheen. Door de opkomst van digitale media is het namelijk nog eenvoudiger geworden om gebruik te maken van elkaars informatie. Denk bijvoorbeeld aan het delen van informatie via websites, social media, fora en e-mail. Maar ook de continue ontwikkeling van (nieuwe) websites en daarmee de wisseling van opslag- en/of raadpleeglocaties zorgt ervoor dat de verwijzing naar een digitaal archiefstuk telkens veranderd als wij als archiefdienst niets regelen. Verwijzingen die u eerder heeft aangemaakt, worden dan onbruikbaar. Dat noemen we 'linkrot'.

PID's als anwoord op linkrot
Kevin van Tuil (RAR) vertelt: “Om hergebruik van informatie door onze archiefbezoekers te stimuleren is het belangrijk dat we maatregelen nemen om linkrot tegen te gaan. Het RAR voelt hierin een sterke verantwoordelijkheid tegenover zijn (online) archiefbezoekers. In samenwerking met Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (coördinator NDE-werkpakket Houdbaar), het Nationaal Archief (projectleiding NDE-project Persistent Identifiers) en DE REE archiefsystemen hebben we hier een antwoord op: Persistent Identifiers (PID's)”. Met behulp van de 'PID-wijzer' is het RAR vorig jaar gestart met een verkenning van de mogelijkheden. Destijds is vanuit de Werkgroep MAIS-(M)DWS onderzoek verricht naar de mogelijkheden om PID's te implementeren in ons archiefbeheersysteem MAIS-Flexis.

Wat gaat er nu gebeuren
Het RAR is onlangs gestart met een project om het PID-systeem Handle te implementeren in MAIS-(M)DWS. Dit doen we samen met bovenstaande partners en met behulp van een beschikbaar gestelde subsidie vanuit NDE. MAIS-(M)DWS is een programma dat ervoor zorgt dat archiefbezoekers onze archieven en collecties op onze website kunnen raadplegen. Wanneer dit project is afgerond, beschikt het RAR als eerste archiefdienst op Archieven.nl over duurzame links naar archiefstukken op internet. Maar belangrijk is ook dat andere archiefdiensten hier, na afronding van dit project, relatief eenvoudig gebruik van kunnen gaan maken. Als dit project is afgerond (juni 2017) is het voor u als archiefbezoeker mogelijk om van elk archiefstuk op onze website een link op te slaan die niet meer wijzigt. Daarmee is het archiefstuk voor u altijd via dezelfde link terug te vinden.

Noot voor archiefdiensten
Graag delen wij de “Lessons Learned” met collega’s van archiefinstellingen die zijn aangesloten bij DE REE archiefsystemen. Mocht u vragen hebben, neem dan contact op met Kevin van Tuil, adviseur digitale ontwikkeling bij het RAR via e-mail kvtuil@rarivierenland.nl of telefonisch via 0344 612 230.