25 april 2017

Nieuwsbrief 26 - april 2017

Afscheidsgroet Kees Veerhoek

Negen jaar geleden werd ik burgemeester van Neder-Betuwe en vanuit deze gemeente voorgedragen als bestuurslid van het Regionaal Archief Rivierenland met toen Buren, Culemborg, Neder-Betuwe en Tiel als deelnemers.

Negen jaar bestuurslid RAR
Wij vergaderden boven in de kamer van archivaris/directeur Wim Veerman. Deze volle kamer en de weg er naartoe was echt uit vervlogen tijden, passend bij de in die tijd veronderstelde stoffigheid van een archief. Er kwam alleen daglicht door ramen die zo hoog zaten dat je alleen lucht zag. Maar romantisch was het wel!

Er veranderde veel in die negen jaar. Nieuwe deelnemers kwamen er bij: Geldermalsen en Neerijnen. We bouwden een nieuw archiefgebouw en wat voor één! Er kwam na meer dan 30 jaar een nieuwe archivaris/directeur en wát een metamorfose. Daardoor veranderde veel in het werk. Bovendien kwamen er weer twee deelnemers bij: Maasdriel en Zaltbommel; we werden genoodzaakt plannen te maken om ons archief uit te breiden.

Onlangs veranderde er weer veel in de organisatie, na inbreng van de directeur van creatief bureau Accezz Internationaal, die kostenneutraal jullie, onze medewerkers, in hun kracht zette met als gevolg meer kwaliteit voor hetzelfde geld. En tenslotte kondigde met een voorstel mijn collega in het Dagelijks bestuur Ton van Maanen, onze kenner van de digitale wereld, de technologische uitdagingen van e-overheid en e-depot aan.

Van stoffig naar innovatief en intussen vooroplopend in de archiefwereld, dankzij het prachtige gebouw met de vele fysieke en functionele mogelijkheden, onze digitale voortvarendheid en de niet aflatende ijver en creativiteit van onze directeur Ella Kok-Majewska.

Uitbreiding Archief
Anno 2017 zijn we de uitbreiding aan het bouwen. Ikzelf mocht samen met Ella namens het Dagelijks Bestuur deze nieuwe uitbreiding ter hand nemen; dat paste wel bij mijn opleiding en ervaring op dat vlak. U zult zich afvragen: waarom toch nog uitbreiding? Onze huidige capaciteit is simpelweg niet voldoende door de komst van de deelnemers Maasdriel en Zaltbommel. Wij hebben de voorbereiding voor die uitbreiding met succes kunnen afronden en een passend aanbod van de aannemer gekregen. We gaan het realiseren zonder verhoging van de gemeentelijke bijdrage daarvoor.
Voorzitter Marcel Melissen neemt het stokje van mij over en heeft nu de belangrijke taak om binnen budget te blijven, wat hem zeker gaat lukken, gelet op zijn ervaring.

Uitdagingen op twee sporen
In de eerste plaats gaan gemeenten steeds meer leunen op het Regionaal Archief Rivierenland voor digitale duurzaamheidskennis, om te zorgen dat de informatie van nu goed bewaard wordt voor de toekomst. Daar hebben we al op geanticipeerd met een ‘nieuwe’ functionarisfunctie, die verder moet worden versterkt. Anderzijds merken we dat onze inwoners steeds meer gewend zijn aan een 24/7 dienstverlening en dat ze het steeds vaker vanzelfsprekend vinden dat ook oude archieven digitaal via de website te vinden zijn. Derhalve sorteren we daar op voor, gaan we verder met het digitaliseringsproces en maken daarvoor ook middelen vrij.

Modern archief
Naast deze twee sporen hebben met het RAR een modern archief dat de maatschappelijke rol goed invult. Dit door ondersteuning aan de gemeenten, aanspreekbaar zijn én zichtbaar door acquisitie van maatschappelijk relevante archieven, en lezingen, tentoonstellingen en educatieve programma’s.

Afsluitend, ik heb een zeer interessante tijd mogen meemaken en verlaat het RAR dat nu als een innovatieve organisatie is opgewassen tegen de uitdagingen die ik noemde. Ik ben er trots op dat ik er als bestuurder deel van kon uitmaken en dat ik mijn steentje mocht bijdragen.

Ik wens de directeur, alle medewerkers en het bestuur alle goeds toe.
Intussen een zonnige groet vanaf de Zeeuwse Noordzeekust waar we nu weer wonen met een Zeeuwse wens: ‘Luctor et Emergo’ voor het RAR!

Kees Veerhoek

 

Interview Jan van Veenendaal, 28 januari

Jan van Veenendaal is onderwijzer en brengt de eerste mooie jaren van zijn werkzame leven met veel plezier voor de klas door. In de tweede helft van zijn loopbaan kiest Jan bewust voor de Informatie- en archiefwereld bij de overheid.

Hij haalt en passant zijn SOD1-diploma “basisopleiding informatiebeheer”. En na de nodige werkervaring in de wereld van archieven gaat Jan werken voor de gemeente Weesp. Al binnen vrij korte tijd ontpopt hij zich binnen de organisatie tot deskundige op het vlak van bouwvergunningen.

Al eerder is het dat Jan in de Ceciliënhof-kerk in de kruipruimte oude vochtige dozen ontdekt. Het zijn niet zomaar dozen. Het blijkt een gouden vondst. Hij besluit alles in veiligheid te brengen en het zorgvuldig te laten drogen. In de jaren die volgen is Jan druk met het beschrijven van de kostbare inhoud. In deze periode dringt het tot hem door: “Dit wil ik altijd blijven doen”.

Anno 2017 gaat Jan na zijn jaren in Weesp als ‘pensionado’ door het leven. Het zal u niet verbazen dat hij nu werkt als vrijwilliger bij het RAR. Het begon op een open dag van het RAR. Elke dinsdag is Jan druk met collectiebeheerwerk bij ons op de begane grond. Zoals Jan het zegt: “Ik vind het een voorrecht om dit te doen.” Hij vindt het een mooie combinatie: geschiedenis, computers, ordenen en de oude stukken die door je handen gaan. En wat we vooral moest vermelden van Jan: “Ik vind de klik met mensen van het RAR zo goed; het voelt als collega’s.”

Wij zijn trots op Jan en hopen nog lang met hem samen te werken.

 

Depot 8

“We gaan weer bouwen” zegt directeur Ella Kok-Majewska (42). Waarom vragen sommigen? Is het tegenwoordig met alle digitale bestanden nog nodig om fysiek uit te breiden?

Hierbij het antwoord.

Na de aansluiting van het Streekarchief Bommelerwaard met de archieven van gemeenten Maasdriel en Zaltbommel in 2014 is de groeicapaciteit, die ongeveer tot het jaar 2040 berekend was, opgesoupeerd. De groeiruimte was berekend voor archieven die tot 2020 bij de gemeenten aangesloten bij het RAR ontstaan. Waarom tot 2020? Omdat de Archiefwet voorschrijft dat na 20 jaar de gemeenten de archieven moeten overdragen aan een openbare archiefbewaarplaats. Dat noemen we de overbrengingstermijn. Aangezien op dit moment maar één van de aangesloten gemeenten een officiële toestemming heeft voor de substitutie (vervangen van papieren documenten door digitale bestanden, die vanaf dat moment ook als origineel gelden), betekent dat, dat papieren archieven in de meeste gevallen nog gewoon bewaard moet worden.

De uitbreiding is berekend op ca. 5000 strekkende meter aan plankruimte. Dat brengt onze groeicapaciteit weer op peil, zodat de acht aangesloten gemeenten zich geen zorgen hoeven te maken. Heel fijn, dat het op de bestaande locatie en binnen de bestaande budgetten gerealiseerd kan worden.

De uitbreiding is net begonnen en duurt al met al tot eind 2017. Samen met de bouwers wordt hard gewerkt om de overlast, die je altijd bij de bouwwerkzaamheden hebt, tot een minimum te beperken. Ondertussen werken we natuurlijk ook aan de voorzieningen om de digitale bestanden ook in de toekomst veilig te bewaren in de zogenaamde e-depot.

We willen toch allemaal dat onze kinderen, kleinkinderen en achterkleinkinderen ook erfgoed hebben, ongeacht of het als papier of digitaal zijn leven is begonnen!

 

Succesvolle Open Dag

Meer dan 200 bezoekers namen een kijkje : informatief en lekker!

Een VIP-ontbijt, daar begon het zaterdag mee, voor een groep enthousiaste bestuurs- en raadsleden. Directeur Ella Kok-Majeweska opende met voorzitter Marcel Melissen de interactieve studiezaalwand. Waarna iedereen met groot plezier de digitale verhalen van de studiezaalwand kon bekijken. Tijdens een rondleiding kregen de Vips te zien wat er allemaal moet gebeuren voordat een archief op onze website staat.

Om 10.00 werd de Open dag van het RAR en de SCW feestelijk geopend. Als goede buren aten Ella Kok-Majewska en buurman Herman Suijdendorp, directeur SCW, een stukje appeltaart. De bezoekers konden naar binnen.....

Techniek achter het archief Het RAR heeft er voor gekozen om het thema techniek centraal te stellen. Daarom werd speciaal voor de Open dag door het bedrijf Alferink, de heer Peppinck, uitleg gegeven over de techniek achter het klimaatbeheersysteem. De bezoekers waren diep onder de indruk van al het techniek die nodig is om ervoor te zorgen dat de archieven in de juiste condities bewaard kunnen blijven.

Ook kregen onze bezoekers de mogelijkheid om te kijken wat er allemaal met het archief moet gebeuren voor dat het op de website gezet kan worden. Er waren diverse rondleidingen door het gehele gebouw en onder de grond en dit zag je: Controle van de stukken op schimmels en beestjes in de quarantaineruimte, het toekennen van een nummer, titel en beschrijving in het computersysteem MAIS. Voordat de stukken gedigitaliseerd kunnen worden is het soms nodig om ze te repareren. Dan die grote scanapparaten, het meegegeven van de Metadata, het ompakken in zuurvrijpapier en archiefdoos. Tot slot gaat het een depot in, in een geautomatiseerde stalen kast waar het klimaatbeheersyteem ervoor zorgt dat de ruimte op de juiste temperatuur en luchtvochtigheid blijft.

Geslaagde dag Voor de geïnteresseerde in Tiel was er een wand vol met oude foto’s uit onze Beeldbank en een rondleiding naar depot 7 voor nog meer beeldmateriaal. De NGV afdeling Betuwe wist menigeen enthousiast te maken voor stamboomonderzoek. Ook daar heeft de techniek niet stil gestaan en bestaan er prachtige programma’s waarin je alle bronvermeldingen en afbeelding kan plaatsen. Onder het genoegen van een kopje koffie met een ‘Culemborgse mop’ konden ze luisteren naar de verhalen van de studiezaalwand met o.a. het verhaal van de verzamelde recepten van de huishoudschool de Mariakroon. De kinderen konden zich vermaken in de knutselhoek waar ze hun eigen archiefdoos konden versieren. Ganzenborden op een gigantisch bord met enorme dobbelstenen, blikgooien of de speurtocht ‘Zilva het zilvervisje’ volgen, het kon allemaal. Voor wie het durft was er de Escape Room: slechts een enkeling wist op tijd, binnen 20 minuten te ontsnappen!

Kortom onze Open dag samen met SCW het was een geslaagde dag met voor iedereen wat interessants om te doen. Bezoekers bedankt voor jullie bezoek! Met speciale dank aan Secunda voor het uitlenen van divers meubilair.