11 oktober 2017

Digitaliseren uitleen gemeenten gestart

Vraaggericht, ontzorgen, efficiëntie, en ‘singel source’...managementtaal voor onze pilot met digitalisering op verzoek voor gemeenten.

Op 8 september is de pilot gestart waarbij het RAR de uitleen van dossiers aan de deelnemende gemeenten digitaal verwerkt. Dus geen bodes meer die heen en weer rijden en met kratten sjouwen.

Digitaliseren op verzoek, (scanning on demand) betekent dat je digitaliseert waar de ambtenaar behoefte aan heeft. Het is een service die belangrijk is voor onze relatie met de gemeenten. Door de gemeenten te ‘ontzorgen’ (nu digitaliseren de gemeenten zelf, of laten dat doen) en door samen te werken, kunnen we kosten besparen. Hoe meer we scannen, hoe lager de kostprijs per scan. Als archiefbewaarplaats is het RAR de aangewezen plek om ook digitale bestanden van archiefstukken te bewaren. Om te voorkomen dat wij gaan digitaliseren wat al digitaal is (één bron graag  –  ‘single source’), is het nodig dat de gemeenten hun bestanden aan het RAR overgedragen. Wij kunnen die bestanden, als ze aan onze kwaliteitseisen voldoen,  koppelen aan de beschrijvingen.

Er is vorig jaar een projectvoorstel geschreven voor het digitaal afhandelen van de uitleen aan gemeenten. De deelnemende gemeenten hebben ingestemd met een pilot voor één jaar. Naast het digitaliseren van de dossiers omvat het project ook het vervroegd overbrengen van enkele archiefblokken van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel en het aanleveren van de digitale bestanden van reeds door de gemeenten gedigitaliseerde dossiers aan het RAR.

De afgelopen maanden is een workflow opgezet in MAIS-Flexis (ons archiefbeheersysteem). Wij hebben daarbij enkele specifieke wensen omdat we - op verzoek - de niet openbare dossiers ook willen digitaliseren. Aan dit stukje maatwerk wordt nog gewerkt. De dossiers worden gedigitaliseerd door GMS in Alblasserdam. Er is een filetracksysteem ingericht waarmee we precies kunnen zien wat de status van elk inventarisnummer is in de workflow bij GMS (track & trace). De bestanden worden door GMS overgezet naar onze fileserver en naar DE REE archiefsystemen, die ze vervolgens in MAIS-Flexis zetten.

Voor het RAR volgt dan nog het koppelen van de scans aan de beschrijvingen, die dan de volgende dag beschikbaar zijn!