11 oktober 2017

Digitaliseren uitleen gemeenten gestart

Vraaggericht, ontzorgen, efficiëntie, en ‘singel source’…..managementtaal voor onze pilot met digitalisering op verzoek voor gemeenten.

Op 8 september is de pilot gestart waarbij het RAR de uitleen van dossiers aan de deelnemende gemeenten digitaal verwerkt: dus geen bodes meer die heen en weer rijden en met kratten sjouwen.

Digitaliseren op verzoek, (scanning-on-demand) betekent dat je datgene digitaliseert waar de ambtenaar behoefte aan heeft. Het is een service, belangrijk voor onze relatie met de gemeenten. Door de gemeenten te ‘ontzorgen’ (nu digitaliseren de gemeenten zelf, of laten dat dat doen) en door samen te werken kunnen we samen de de kosten beparen, hoe meer we scannen hoe lager de kostprijs per scan. Als archiefbewaarplaats is het RAR ook de aangewezen plek om digitale bestanden van archiefstukken te bewaren. Om te voorkomen dat wij weer gaan digitaliseren wat al digitaal is (één bron graag  –  ‘single source’), is het nodig dat de bestanden van de gemeenten aan het RAR worden overgedragen. Wij kunnen die bestanden als ze aan onze kwaliteitseisen voldoen koppelen aan de beschrijvingen.

Er is vorig jaar een projectvoorstel geschreven voor het digitaal afhandelen van  het uitlenen aan gemeenten. Onze deelnemende gemeenten hebben ingestemd met een pilot voor één jaar. Naast het digitaliseren van de dossiers bevat het project ook het vervroegd overbrengen van enkele archiefblokken van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel en het aanleveren aan het RAR van digitale bestanden van reeds gedigitaliseerde dossiers door de gemeenten.

De afgelopen maanden is een workflow opgezet in MAIS-Flexis (ons archief beheersysteem). Wij hebben daarbij enkele specifieke wensen omdat we op verzoek, de niet openbare dossiers, ook willen digitaliseren. Aan dit stukje maatwerk wordt nog gewerkt. De dossiers worden gedigitaliseerd door GMS in Alblasserdam. Er is een filetrack systeem ingericht waarmee we precies kunnen zien wat de status van elk inventarisnummer is in de workflow bij GMS (track & trace). De bestanden worden door GMS overgezet naar onze fileserver en direct naar De Ree, zodat zij het in MAIS-Flexis zetten.

Voor het RAR volgt dan nog de stap, het koppelen van de scans aan de beschrijvingen, de volgende dag zijn ze dan beschikbaar!